Zeitmanagement

Routineaufgaben mit TimeTune planen

Regelmäßig wiederkehrende Termine und Routineaufgaben gehören nicht in den Terminkalender, sondern in die Benachrichtigungsliste von TimeTune.

Zeitmanagement ist nicht nur Terminplanung

Zeitmanagement ist nicht nur Terminplanung

Wiederkehrende Termine sind ein wichtiger Bestandteil des Tagesablaufs. Es gibt zahlreiche Abläufe in einem Tag, die immer wieder vorkommen und zum Teil variiert werden. Ein Beispiel: Der Aufbruch zur Arbeit bei einem Mitarbeiter, der mal in dieser, mal in jeder Filiale arbeitet. Aufgrund unterschiedlicher Fahrtzeiten muss er an einigen Tagen bereits um halb acht, an anderen erst um acht aufbrechen.

So etwas lässt sich natürlich mit einem Terminkalender verwalten, doch er ist kein besonders gutes Werkzeug für diesen Zweck. Ein viel besseres Hilfsmittel zur Verwaltung von häufig wiederkehrenden Terminen oder regelmäßig auszuführenden Arbeiten ist die Android-App TimeTune. Sie erlaubt ein phasenbasiertes Zeitmanagement, bei dem für bestimmte Zeiträume an einem Tag Routinen festgelegt werden.

Routineaufgaben komfortabel planen

Die Benutzeroberfläche der App ist eigentlich recht einfach und selbsterklärend, doch das dahinterliegende Konzept erfordert ein paar Anmerkungen. Das Grundkonzept der App sind sogenannte Routinen. Sie bestehen aus über den Tag verteilten Zeiträumen, die täglich, wöchentlich oder zu anderen Tagen regelmäßig wiederkehren. Das oben erwähnte Beispiel mit den unterschiedlichen Zeiten für den morgendlichen Aufbruch zur Arbeit lässt sich einfach durch „Blocken“ der Fahrzeit an jedem Tag mit unterschiedlichem Beginn festlegen.

Eine solche Routine alarmiert den Nutzer dann über die Benachrichtigungsfunktion seines Smartphones und zeigt ihm an, dass er jetzt aufbrechen muss. Solche zeitlich festgelegten Abläufe können beliebig genutzt werden: Einhalten der Termine im Sportstudio, Benachrichtigungen vor regelmäßigen Meetings, Erinnerung an regelmäßig zu erfüllende Aufgaben, Strukturierung bestimmter Arbeiten in Zeitscheiben nach dem Pomodoro-Prinzip. Bereits diese wenigen Beispiele zeigen, dass die App recht flexibel ist und für Beruf und Freizeit eingesetzt werden kann.

Zielgruppe sind vielbeschäftigte Menschen, die ihren Terminkalender etwas übersichtlicher halten wollen und ihre Zeit möglichst optimal nutzen möchten. Eine Routine kann aber nicht nur aus festgelegten Terminen bestehen. Es ist ebenso möglich, regelmäßig wiederkehrende Arbeiten in Zeitphasen einzuteilen und sich durch die Benachrichtigungsfunktion ein wenig zu motivieren.

Den Arbeitstag in Phasen einteilen

Ein Beispiel: Selbständige sollten regelmäßig, etwa einmal pro Woche bestimmte buchhalterische Aufgaben erfüllen - Rechnungen stellen, Zahlungseingänge überprüfen und eigene Rechnungen bezahlen. Wer mit TimeTune eine Routine dafür definiert, ist eher motiviert, diese Arbeit auch wirklich zu leisten.

Ein weiterer Anwendungsbereich ist die Strukturierung eines Tages. Wer beispielsweise an mehreren Projekten arbeitet, läuft stets Gefahr, die weniger dringenden aus dem Blick zu verlieren. Hier kann es hilfreich sein, den Tag in unterschiedliche Zeitphasen einzuteilen, die jeweils einem Projekt gewidmet sind. TimeTune hilft dann dabei, diese Phasen auch tatsächlich einzuhalten.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Einzeltermine als Ereignis in die Routinen einzufügen. Die App kann eine oder mehrere Routinen zu Programmen zusammenfassen und auf einen bestimmten Datumsbereich legen. Damit können beispielsweise Schichtwechsel oder ähnliche regelmäßig wiederkehrende Änderungen in den Arbeitsroutinen auch mit der App berücksichtigt werden. Das sind nur ein paar Beispiele für die zahlreichen Möglichkeiten der App. Wer sich in die Funktionen intensiv einarbeitet, wird sicher noch weitere Möglichkeiten entdecken, sie produktiv einzusetzen.

Bildquelle: Thinkstock

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