So wichtig ist Change Management

Schrittweise zum digitalen Arbeitsplatz

Im Interview betont Andrew Filev, Gründer und CEO von Wrike: „Wenn der Wille zur Veränderung fehlt – sowohl vonseiten des Managements als auch vonseiten der Mitarbeiter“, dann seien Digitalisierungsprojekte zum Scheitern verurteilt. Und selbst wenn der Wille da ist, könne es Probleme bei der Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes geben.

Andrew Filev, Gründer und CEO von Wrike

„Ich brauche nur WLAN, um auf meine Arbeit zuzugreifen“, betont Andrew Filev, Gründer und CEO von Wrike.

Herr Filev, inwieweit 
steht der „mobile, digitale Arbeitsplatz“ anno 2018 auf der Agenda der Unternehmen?
Andrew Filev:
Der digitale Arbeitsplatz wird oft als „Arbeitsplatz der Zukunft“ bezeichnet – aber das ist eine Zukunft, in der wir schon angekommen sind. Wir leben im digitalen Zeitalter und in einer Wirtschaft, in der Schnelligkeit, Beständigkeit und Qualität zu einem Muss geworden sind, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Und das betrifft nicht nur die Industrie, sondern auch die Wissensarbeit: Durch Dienste wie Amazon Prime, Uber und Netflix ist die „Ich will genau das – 
und zwar sofort“-Mentalität zur neuen Norm geworden und diese On-Demand-Erwartung ist ohne Zweifel auch im Arbeitsleben angekommen. Um in dieser Realität bestehen zu können, müssen Unternehmen und Führungskräfte auf einem neuen Effizienzniveau arbeiten. Daher ist jetzt die Zeit gekommen, um den technologischen Rahmen zu schaffen und der Umsetzung von digitalen Arbeitsplatzkonzepten höchste Priorität für 2018 einzuräumen.

Welche Ziele werden mit der Mobilisierung bzw. Digitalisierung des Arbeitsplatzes aus Unternehmenssicht verbunden?
Filev:
Es geht sowohl darum, innovativer als auch effizienter zu arbeiten – und gleichzeitig die Interessen des einzelnen Mitarbeiters nicht aus den Augen zu verlieren. Anfang des 20. Jahrhunderts hat das Fließband die Automobilindustrie revolutioniert, indem einzelne Arbeitsschritte automatisiert und der ganze Prozess übersichtlicher und planbarer wurde. Diese Optimierung des operativen Geschäfts muss nun auch in die Büroarbeit Einzug halten: Indem Routineaufgaben automatisiert werden, bleibt mehr Zeit, um sich auf die wesentliche Arbeit und die strategischen Ziele zu konzentrieren. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Was wünschen sich die Mitarbeiter?
Filev:
Laut einer aktuellen Studie wünschen sich zwei Drittel aller Arbeitnehmer flexible Arbeitszeitmodelle und den standortunabhängigen Zugriff auf alle Daten, um z.B. im Home Office arbeiten zu können. Beide Wünsche lassen sich mit dem digitalen Arbeitsplatz, der alle Prozesse und Informationen auf einer zentralen, cloud-basierten Collaboration-Plattform bündelt, erfüllen. Dahinter stecken aber noch zwei weitere Erwartungen der Mitarbeiter: Sie möchten mehr Verantwortung für ihre Aufgaben und mehr Vertrauen vonseiten des Managements.

Wie können Unternehmen dem „Digital/Mobile Workplace“ langsam näher kommen?
Filev:
Die Grundvoraussetzungen für einen digitalen Arbeitsplatz sind klare Prozesse, cloud-basierte Tools und eine „Single Source of Truth“, der Zugriff auf den aktuellsten Stand der Informationen für alle Mitarbeiter in Echtzeit. Das Wichtigste ist jedoch, überhaupt erst einmal anzufangen, mit kleinen Schritten und z.B. auch mit der Hilfe von externen Partnern, die mit Fachwissen unterstützen können.

Was erachten Sie als nützliche Tools für den „Digital/Mobile Workplace“?
Filev:
Neben der technischen Grundausstattung ist eines der wichtigsten Tools eine zentrale Arbeitsplattform, die erwähnte „Single Source of Truth“, auf die alle zugreifen können und auf der die tägliche Zusammenarbeit stattfindet. Außerdem benötigt man einen Messenger-Dienst und ein Tool für Videokonferenzen für die digitale Kommunikation, um unabhängig vom Ort mit allen kommunizieren zu können.

Was sind häufige Stolpersteine auf dem Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft?
Filev:
Einer der schwierigsten Prozesse ist das Change Management. Laut den Ergebnissen einer Studie, die wir unter 3.000 Arbeitnehmern in Großbritannien, Frankreich und Deutschland durchgeführt haben, geben über 50 Prozent der Befragten an, dass Änderungen nicht gut geplant oder ausgeführt werden. Knapp ein Viertel sagt sogar, dass es in ihren Unternehmen keinen Change-Management-Prozess gibt. Für eine Adaption jedes Tools im Einzelnen und des digitalen Arbeitsplatzes insgesamt ist es wichtig, die Mitarbeiter miteinzubeziehen, ihre Bereitschaft für Veränderung richtig einzuschätzen und transparent zu kommunizieren.

Wann sind Digitalisierungsprojekte konkret zum Scheitern verurteilt?
Filev:
Auch wenn der Wille da ist, kann die Umsetzung einer digitalen Arbeitsplatzumgebung scheitern. Wenn z.B. versucht wird, neue Tools ohne Organisation oder Struktur einzuführen, kann es sehr schnell im Chaos enden. Die allgemeine Bereitschaft, eine sorgfältige Planung und Umsetzung sind daher unerlässlich.

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