Unerlässlich

Sicherheit für den digitalen Arbeitsplatz

Laut Franz Kögl, Vorstand der Intrafind Software AG, ist ein ganzheitliches Sicherheitskonzept für den Digital Workplace unerlässlich. Warum, erklärt er im Interview.

Franz Kögl, Vorstand der Intrafind Software AG

„Projekte zum digitalen Arbeitsplatz werden oft benutzt, um langersehnte, neue Anwendungen einzuführen“, meint Franz Kögl von Intrafind.

Herr Kögl, inwieweit haben sich „Modern Workspaces“ bzw. „Digital Workspaces“ bereits in deutschen Unternehmen etabliert?
Franz Kögl:
Laut einer Studie des Branchenverbandes Bitkom hatte im Jahr 2018 noch jedes dritte Unternehmen Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung – der digitale Arbeitsplatz gehört hier sicher zentral mit dazu. Es ist also noch einiges zu tun. Allerdings ist der Weg zum digitalen Arbeitsplatz unvermeidlich. Denn aus Unternehmenssicht sind die Mitarbeiter nicht nur motivierter, sondern auch produktiver, wenn sie jegliche technische Unterstützung haben, um ihre Arbeit zeit- und ortsunabhängig durchführen zu können. Wissen ist unsere zentrale Ressource – und die gilt es am effizientesten zu nutzen.

Worin sehen Sie die Treiber dieser Entwicklungen?
Kögl:
Mit dem Eintritt der Digital Natives in den Arbeitsmarkt wird der Digital Workplace im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter eine entscheidende Rolle spielen. Die sogenannte Generation Z erwartet, an ihrem Arbeitsplatz intuitiv zu bedienende Technologien vorzufinden, mit denen sie problemlos mit anderen kommunizieren, sich vernetzen und Informationen beschaffen kann. Zudem unterstützt der Digital Workplace flexible Arbeitsweisen wie Home Office durch die Zentralisierung der benötigten Informationen. Den Unternehmen sind zunehmend die Ergebnisse wichtiger als die physische Präsenz ihrer Mitarbeiter.

Wenn von einem Digital Workspace die Rede ist, erscheinen vor dem inneren Auge Bilder eines futuristischen Büros mit holografischen Bildschirmen. Doch wie sieht die Realität aus? Wie gestaltet sich ein Modern Workspace anno 2019?
Kögl:
Der Digital Workplace rückt die Zusammenarbeit von Menschen in Teams, Projekten oder Gruppen im virtuellen Raum ins Zentrum. Der ideale Digital Workplace ist eine zentrale Informations- und Arbeitsplattform, die Daten aus allen eingesetzten Software-Systemen zusammenführt und Informationen aus unterschiedlichen Fachanwendungen miteinander vernetzt. Durch zusätzliche Applikationen – etwa für das Projektmanagement oder die einfache Bearbeitung von Urlaubsanträgen – kann die Plattform an die individuellen Anforderungen der Unternehmen angepasst werden. Gleichzeitig erhält jeder Mitarbeiter ein personalisiertes Dashboard, in dem er alle relevanten Funktionen und seine täglichen Aufgaben findet. Die Arbeiten erledigt er direkt aus dem Dashboard, das umständliche Wechseln zwischen den Programmen entfällt. Dabei spielt es auch keine Rolle, von welchem Gerät aus er auf die Applikationen zugreift.

Welche Tools und Features sind hier unverzichtbar und warum?
Kögl:
Ein wichtiger Teilaspekt ist das Thema „Enterprise Search“ oder „Universelle Suche“, das den Zentralisierungsgedanken bei einem digitalen Arbeitsplatz massiv unterstützt. Es geht dabei darum, allen Mitarbeitern Informationen schnell, umfassend und rechtegeprüft zur Verfügung zu stellen. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Informationen im Intranet oder in anderen Datenquellen des Unternehmens wie Fileservern, Wikis, E-Mail-Systemen, Microsoft Office 365, Dokumenten-Management-Systemen (DMS) oder der Cloud liegen.

Enterprise-Search-Anwendungen führen Datensilos zusammen und befreien die Mitarbeiter von der lästigen Aufgabe, jede in Frage kommende Quelle mühsam separat zu durchsuchen. Moderne Enterprise-Search-Anwendungen bieten dazu ein breites Set an Standardkonnektoren zur einfachen Anbindung der unterschiedlichsten Datenquellen – seien es strukturierte oder unstrukturierte Datenbestände, die sich auf den eigenen Servern oder in der Cloud befinden.

Welche Rolle spielt hier Künstliche Intelligenz (KI)?
Kögl:
Zum einen ermöglicht Künstliche Intelligenz relevante Informationen nicht nur zu finden, sondern auch zu analysieren und zueinander in Beziehung zu setzen. Dies erfordert ein tiefes linguistisches Textverständnis der im Hintergrund laufenden Software, was nur mit hochentwickelter KI-Technologie realisiert werden kann. Zum anderen übernimmt Künstliche Intelligenz im Digital Workplace Routineaufgaben, indem sie z.B. wichtige Informationen aus Dokumenten, Nachrichten und weiteren Quellen erkennt, ausliest, verknüpft und eigenständig weiterverarbeitet – etwa indem sie eingehende E-Mails aus einem Sammelpostfach an den zuständigen Kollegen weiterleitet. Aus dem Verhalten und den Entscheidungen der Mitarbeiter lernt sie dazu und reagiert im Wiederholungsfall automatisch. KI hilft z.B. auch bei einer Suche, dem Mitarbeiter die relevanten Informationen oben in der Trefferliste anzuzeigen. Mitarbeiter werden so entlastet und können sich stärker auf ihre eigentlichen Arbeiten fokussieren.

Ist digital gleich kompliziert? Mit welchem Aufwand (zeitlich, finanziell, personell) muss bei der Gestaltung eines modernen „Digital Workspace“ gerechnet werden? Welche Schritte sind nötig?
Kögl:
Die Ausprägungen und damit der Funktionsumfang eines „Modern Workspace“ können sehr vielseitig sein. Angefangen bei einem einfachen Intranet, über Lösungen mit Schwerpunkt Collaboration und Expertenvernetzung bis hin zu Social-Intranets. Wissensmanagement und Personalisierung sind die zentralen Treiber für den Nutzen eines Digital Workplace. Erfolgreiches Wissensmanagement wird aber nicht über Tool-Auswahl erreicht, sondern setzt voraus, die Mitarbeiter einzubeziehen und eine entsprechende Kultur für Wissensarbeit zu schaffen. Hier sind die unternehmensinternen personellen Aufwände weitaus größer als die technische Umsetzung.

Wer zeichnet hier i.d.R. für die Gestaltung neuer Arbeitsweisen verantwortlich?
Kögl:
Die Entscheidung für den digitalen Arbeitsplatz muss natürlich die Unternehmensleitung treffen, schließlich ist diese Entscheidung auch zunächst mit Investitionen in die IT-Infrastruktur verbunden, die sich aber aufgrund der steigenden Effizienz der Mitarbeiter bald wieder amortisieren. Die Einführung bedarf der klaren Befürwortung des gesamten Führungspersonals. Zusätzlich müssen aber neben der IT-Abteilung bzw. dem Innovationsteam, die die Gestaltung neuer Arbeitsweisen und Prozessverbesserungen planen und umsetzen, auch die einzelnen Abteilungen einbezogen werden.

Woran hapert es oftmals bei der Umsetzung?
Kögl:
Die Einbeziehung aller Bereiche und Abteilungen ist wie gesagt ein oftmals vernachlässigter Aspekt. Es reicht eben nicht, nur den klassischen Office-Worker und dessen Bedürfnisse zu betrachten.

Die IT oder die Innovationsabteilung verantworten die Projektumsetzung, binden aber nur selten die einzelnen Teams und Bereiche mit ihren spezifischen Arbeitsweisen und Tools ein, sondern betrachten den digitalen Arbeitsplatz subjektiv aus ihrer eigenen Sicht heraus. Viele datenbankgestützte Fachanwendungen wie z.B. ein Produkt-Daten-Management- oder Qualitätssystem bleiben außen vor. Das sind aber Datenquellen, die beispielsweise für eine Entwicklungsabteilung unerlässlich sind.

Projekte zum digitalen Arbeitsplatz werden oft auch benutzt, um langersehnte, neue Anwendungen einzuführen, was die Benutzerakzeptanz meist nicht gerade erhöht. Ein gutes Beispiel ist die Ablösung von Fileshare-Strukturen durch Anwendungen wie Office 365 mit Sharepoint, die zwar für den Remotezugriff und die kollaborative Zusammenarbeit besser als eine Fileserver-Ablage geeignet sind, aber doch deutlich umständlicher zu bedienen sind als die heiß-geliebte Fileserver-Ablage. Hier mit Augenmaß zu agieren, hilft sicher bei der erfolgreichen Einführung.

Welchen Einfluss übt an dieser Stelle die Erstellung eines entsprechenden Sicherheitskonzeptes aus, wenn alles digital und mobil ist?
Kögl:
Ein ganzheitliches Sicherheitskonzept ist im Digital Workplace unerlässlich. Die Flexibilisierung der Arbeitsumgebung bringt neue Herausforderungen im Sinne des Datenschutzes und der Datensicherheit mit sich, um sich vor Datendiebstahl und Missbrauch zu schützen. Ein weiterer Pluspunkt des digitalen Arbeitsplatzes ist auch die Standardisierung der Arbeitsmittel, um die Nutzung von Applikationen einzudämmen, von denen die IT nichts weiß.

Bei einer Enterprise-Search-Lösung können Mitarbeiter beispielsweise durch Rechteprüfung nur die Informationen einsehen, auf die sie Zugriffsrechte haben. Darüber hinaus helfen Lösungen wie Identity and Access Management (IAM) Unternehmen bei der Verwaltung der Zugriffsrechte auf Daten, sodass sie nachvollziehen können, wer wann auf welche Informationen zugreift. Zudem müssen die Daten auf dem Server selbst und auch während des Transports verschlüsselt werden. Desweiteren sorgen etwa Container-Lösungen für die Sicherheit auf mobilen Endgeräten. Diese Vorgehensweise sichert Unternehmen vor Datenlecks oder vorsätzlichem Datendiebstahl ab.

Welche drei Tipps würden Sie Unternehmen mit auf den Weg geben, die ihren Mitarbeitern in Zukunft einen modernen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen möchten?
Kögl:
1. Holen Sie die Mitarbeiter und wichtige Stakeholder mit ihren Bedürfnissen von Anfang an ins Boot, um die Akzeptanz zu gewährleisten! Nur wenn die Anwendungen von den Mitarbeitern gern benutzt werden, bringen sie dem Unternehmen etwas. Motivation sowie das Erkennen des Sinns und der Vorteile müssen daher für alle klar und nachvollziehbar sein.
2. Binden Sie von Anfang an eine gute Suche in das Konzept des digitalen Arbeitsplatzes mit ein! Je mehr Datensilos bzw. neue Systeme für den digitalen Arbeitsplatz entstehen, desto weniger weiß man, wo die entscheidende Information zu finden ist. Intelligente Suche ist die Basisinfrastruktur für moderne Wissensarbeit am digitalen Arbeitsplatz. Das „Zusammenkleben“ einzelner Fachanwendungen auf einer Arbeitsoberfläche ist noch kein digitaler Arbeitsplatz – Suche liefert den universellen Zugang zum gesamten Unternehmenswissen.
3. Definieren Sie klare Ziele und KPIs für das Projekt „Digitaler Arbeitsplatz“, um damit die Chance für die Umsetzung besserer und schlankerer Prozesse zu wahren und die Unternehmensperformance zu steigern!

Bildquelle: Intrafind

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