So kommt die Briefpost ins Homeoffice

Dabei wird die Post an ein Scancenter geschickt oder auch direkt dorthin versandt, in einem hochautomatisierten Prozess digitalisiert und dem Kunden über das Internet zur Verfügung gestellt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, die Dokumente orts- und zeitunabhängig von einem Desktop-PC oder via App über Smartphone und Tablet abzurufen. Postdigitalisierer lassen sich grundsätzlich in drei Kategorien unterteilen:

Regionale Scancenter/Copyshops: Diese Anbieter scannen die Post und stellen sie z.B. über FTP-Server bereit. Das ist zwar einfach umsetzbar, Möglichkeiten zur weiteren Postbearbeitung fehlen jedoch.

Nationale Dienstleister: Vertreter dieser Kategorie liefern Mehrwerte über das Scannen hinaus, indem sie u.a. sofort abrufbare Lösungen für das Empfangen, Verwalten und Bearbeiten der Post anbieten. Damit vereinfachen sie die Unternehmensprozesse ihrer Kunden.

Nationale Enterprise-Dienstleister: Sie richten sich an Unternehmen mit sehr hohem Postaufkommen und speziellen Anforderungen. Nach deren Analyse werden die zur Erfüllung notwendigen und durch den Dienstleister zu erbringenden Schritte innerhalb eines IT-Projekts in die Unternehmensprozesse integriert. Aufgrund der Komplexität dauert dies recht lange und ist mit hohen Kosten verbunden.

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Der Vergleich zeigt, dass die Wahl nationaler Dienstleister in vielen Fällen eine praktische Lösung darstellt. Mit ihrer Unterstützung lässt sich die Postdigitalisierung schnell, kostengünstig und professionell realisieren. Laut Digitalisierungs-Enabler Caya können Unternehmen so ihre Prozesse beschleunigen und Ressourcen sparen. Gleichzeitig erhalten sie ein geeignetes Instrument, um auch im Homeoffice DSGVO- und GoBD-konform zu arbeiten. Denn indem Postdigitalisierer diverse Abläufe unterstützen, können Dokumente mit personenbezogenen Daten in einer vor fremden Zugriffen und Blicken geschützten Cloud organisiert werden.

Kriterien zur Anbieterauswahl

Damit die Post sicher und schnell ins Homeoffice gelangt, sollten Unternehmen bei der Auswahl eines Dienstleisters insbesondere auf folgende Merkmale achten:

Große Kundenbasis: Diese lässt auf reichhaltige Erfahrungen schließen.

Agnostische Tätigkeit: Der Dienstleister sollte Post von allen Postunternehmen digitalisieren.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Eine solche Vereinbarung ist Pflicht.

Zeitmanagement: Das Scannen inklusive digitaler Bereitstellung sollte nicht länger als 24 Stunden dauern. Service Level Agreements und Same Day Scanning sind vertraglich festzuhalten.

Archivierung: Die physischen Dokumente sollten für einen definierten Zeitraum aufbewahrt werden. Währenddessen kann der Kunde entscheiden, ob er sie im Original benötigt oder sie datenschutzkonform vernichtet werden können.

Zertifizierungen: Anerkannte Siegel und Zertifizierungen wie ISO 9001 oder 27001 weisen auf Vertrauenswürdigkeit hin.

Kundenbetreuung: Ergeben sich für den Kunden Fragen, z.B. im Rahmen der Prozessumstellung, sollte der Postdigitalisierer diese beantworten.

Bildquelle: Caya