Drei Haupttreiber

So sieht ein Digital Workspace anno 2019 aus

Nach Erfahrung von Lutz Hirsch, geschäftsführender Gesellschafter von Hirschtec, gibt es drei Haupttreiber für den digitalen Arbeitsplatz: Transparenz, Flexibilität und Modernisierung. Doch wie sieht ein moderner Arbeitsplatz anno 2019 eigentlich aus? Diese und andere Fragen beantwortet der Experte im Interview.

Lutz Hirsch, geschäftsführender Gesellschafter von Hirschtec

Lutz Hirsch, geschäftsführender Gesellschafter von Hirschtec: „Mit Blick auf die digitalen Tools spielt KI eine ganz entscheidende Rolle beim digitalen Arbeitsplatz.“

Herr Hirsch, inwieweit haben sich „Modern Workspaces“ bzw. „Digital Workspaces“ bereits in deutschen Unternehmen etabliert?
Lutz Hirsch:
Der Digital Workspace ist z.B. in Form von virtuellen Teamräumen mittlerweile schon in vielen Unternehmen angekommen. Allerdings: Wer den digitalen Arbeitsplatz heute wirklich integriert denkt – als das sinnvolle Zusammenspiel von innovativen Hard- und Software-Komponenten, transparenter persönlicher und digitaler Kommunikation sowie Raumkonzepten, die eine Kultur des Teilens unterstützen –, der wird diesen nur in wenigen deutschen Unternehmen vorfinden. Der Digital Workplace ist damit also noch längst nicht gänzlich etabliert. Der Bedarf steigt aber rasant an, gerade auch bei jüngeren Mitarbeitenden. Das hat auch eine aktuelle Yougov-Online-Umfrage im Auftrag von Hirschtec unter 1.000 Berufstätigen in Deutschland, die hauptsächlich im Büro arbeiten, ergeben.

Worin sehen Sie die Treiber dieser Entwicklungen?
Hirsch:
Unserer Erfahrung nach gibt es drei Haupttreiber für den digitalen Arbeitsplatz: Transparenz, Flexibilität und Modernisierung. Unternehmen erkennen, dass sie Mitarbeitende transparent in Entscheidungen einbeziehen müssen, damit diese getragen und umgesetzt werden. Reine Top-down-Ansätze und Silodenken funktionieren nicht mehr. Daher müssen sich auch digitale Arbeitsumgebungen öffnen und Interaktion unterstützen. Die Technologien entwickeln sich rasant weiter und damit auch die Geschäftsmodelle und die Anforderungen, schnell und flexibel darauf zu reagieren. Digitale Werkzeuge, die über mehrere Jahre geplant und eingeführt werden, helfen in einer solchen Umgebung nicht weiter. Die Tools müssen schnell einzuführen sein und flexibel an die Bedürfnisse angepasst werden können. Und zu guter Letzt stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, dass sie schlicht und ergreifend uralte Systeme im Haus verwenden und diese dringend renovieren müssen. Diese drei Faktoren beschleunigen die Einführung eines Digital Workplace und machen diesen zu einem wichtigen Baustein für die Zukunftssicherung der Unternehmen.

Hinzu kommt: Modern Workspaces haben auch einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf die eigene Arbeitgeberattraktivität. Rund 40 Prozent der jungen Berufstätigen in Deutschland sehen z.B. dringenden Modernisierungsbedarf beim digitalen Arbeitsplatz. Wer da als Arbeitgeber gut aufgestellt ist, der hat im Kampf um die besten Talente einen entscheidenden Vorsprung gegenüber der Konkurrenz.

Wenn von einem Digital Workspace die Rede ist, erscheinen vor dem inneren Auge Bilder eines futuristischen Büros mit holografischen Bildschirmen. Doch wie sieht die Realität aus? Wie gestaltet sich ein Modern Workspace anno 2019?
Hirsch:
Das gestaltet sich in der Tat ganz unterschiedlich. Es gibt Unternehmen, die gerade in ihren starken Forschungs- und Entwicklungsabteilungen die volle Bandbreite nutzen: gemeinsame Arbeit mit Dokumenten an E-Screens in weltweiten Teams, Visualisierungen von Prototypen und Produkten mit der Hololens und innovative mobile Lösungen mit Künstlicher Intelligenz für den Außendienst. Ferner ist die große Mehrzahl der Unternehmen oft einfach schon froh, wenn die neueste Version des Office-Paketes unternehmensweit ausgerollt wird und man endlich das historisch erste Intranet einführen kann. Wir dürfen das Thema „Digital Workplace“ also nicht über einen Kamm scheren, sondern sollten immer darauf achten, wo ein Unternehmen steht, welche Technologien sinnvoll eingeführt werden können und worin Mitarbeitende wirklich einen Nutzen sehen. Was bringt der modernste digitale Arbeitsplatz, wenn er nicht verwendet wird und er das Unternehmen nicht voranbringt.

Welche Tools und Features sind hier unverzichtbar und warum?
Hirsch:
Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Wer Transparenz und Offenheit als elementare Werte leben will, für den ist es zunächst einmal wichtig, dass sich persönliche und digitale Kommunikation wechselseitig befördern. Für den Arbeitsalltag bedeutet das: Zweiergespräche, Team-Jour-Fixes, Stand-up-Meetings, CEO-Talks oder Barcamps mit allen Mitarbeitern finden ihr digitales Pendant in virtuellen Arbeitsräumen, Video-Channels und Chatgruppen auf der unternehmensinternen Social-Collaboration-Plattform.

Darüber hinaus muss der reale Arbeitsraum als ein ganz wesentliches Element mitgedacht werden: Die Verfügbarkeit von Wlan, die Schaffung von flexibel nutzbaren Räumen für verschiedene Arbeitsprofile (z.B. Stillarbeit, Teamarbeit, Lounge-Bereiche für den sozialen Austausch, Meeting-Bereiche) und die konsequente Nutzung von E-Screens sind essenziell. Denn gerade durch diese interaktiven Großbildschirme können Teams gemeinsam über verschiedene Standorte hinweg zusammenarbeiten und die Arbeitsergebnisse direkt – ohne erst umständlich E-Mails verschicken zu müssen – im betreffenden virtuellen Arbeitsraum (bei uns ist das z.B. Microsoft Teams) ablegen.

Und weil die digitale Seite des Modern Workspace auch schnell zu Verwirrungen führen kann, sind vor allem auch Raumkonzepte, die auf Klarheit setzen, umso wichtiger. Möglich wird dies z.B. durch den Einbau von Sichtachsen, Glasmodulen, die auch optisch für Transparenz und Offenheit sorgen oder auch Weiß als Grundton für alle statischen Elemente.

Welche Rolle spielt hier Künstliche Intelligenz (KI)?
Hirsch:
Mit Blick auf die digitalen Tools spielt KI eine ganz entscheidende Rolle beim digitalen Arbeitsplatz. Schauen wir uns z.B. das Intranet als ein zentrales Element des Modern Workplace an, so wird aus dem heute noch eher „dummen“ Intranet zukünftig ein intelligentes werden. Wo der Nutzer heute die Personalisierung von Inhalten oft noch selbst in die Hand nehmen und durchs Intranet navigieren muss, erkennt das intelligente Intranet selbständig – auf Basis von Messungen –, wie sich die Nutzer im Intranet bewegen und welche Inhalte sie aufrufen. Folglich analysiert die Plattform diesen Content auch selbständig und präsentiert dem Mitarbeiter den für ihn relevanten Inhalt.

Hinzu kommt, dass die Nutzer zukünftig verstärkt über ein Sprach-Interface navigieren werden und so bestimmte Funktionen aufrufen oder Chatdienste starten können. Und auch Bot-Technologien werden immer wichtiger. Sie sind die richtigen digitalen Helfer, wenn es um einfache Informationsabfragen (z.B. „Wo ist die neue Reisekostenabrechnung?“, „Wo finde ich den Experten XY?“) oder die Abwicklung von einzelnen Prozessschritten (z.B. Urlaubsfreigaben, Kreditlimiterhöhungen für Kunden etc.) geht.

Ist digital gleich kompliziert? Mit welchem Aufwand (zeitlich, finanziell, personell) muss bei der Gestaltung eines modernen „Digital Workspaces“ gerechnet werden? Welche Schritte sind nötig?
Hirsch:
Nein, keineswegs. Digitalprojekte sind heute längst nicht mehr so kostspielig, zeitintensiv und kompliziert wie noch Anfang der 2000er Jahre. Bei der Gestaltung eines modernen Digital Workspace ist zunächst wichtig, dass Unternehmen genau analysieren, welche individuellen Anforderungen sie haben, und dann die Lösung wählen, die am besten zu ihren Bedürfnissen passt. Wer hier Zeit und Kosten sparen möchte, sollte diese dann am besten im Standard einführen – innerhalb weniger Monate umgesetzt, ist die virtuelle Arbeitsumgebung dann von Beginn an produktiv nutzbar. Wichtig ist dabei jedoch immer: Der konkrete Nutzen des Digital Workplace muss in den Köpfen der Mitarbeiter verankert werden. Sie müssen die digitalen Tools nicht nur kennen und verwenden können, sie müssen sie vor allem auch nutzen wollen.

Um Verwirrung durch Vielfalt zu vermeiden, gilt da beim Einsatz der verschiedenen Instrumente: Weniger ist oft mehr! Denkt man den Digital Workspace aber nun wirklich ganzheitlich, dann kommen natürlich auch noch die Kosten für die Hardware-Ausstattung und das Raumkonzept hinzu. Je nach Unternehmensgröße variieren diese selbstverständlich stark.

Wer zeichnet hier i.d.R. für die Gestaltung neuer Arbeitsweisen verantwortlich?
Hirsch:
Die Gestaltung neuer Arbeitsweisen sollte auf jeden Fall von der Geschäftsführung getrieben bzw. durch sie unterstützt werden. Zudem spielen die Abteilungen Unternehmenskommunikation, HR und IT eine zentrale Rolle. Sie müssen gut zusammenarbeiten und sich als Verbündete sehen, wenn es darum geht, den Digital Workplace fest im Unternehmensalltag zu verankern. Und nicht zu vergessen: die Führungskräfte. Sie sollten auf jeden Fall mit positivem Beispiel vorangehen, am digitalen Arbeitsplatz Präsenz zeigen und so ihre Mitarbeiter ermutigen, die interaktive Arbeitsumgebung produktiv zu nutzen.

Woran hapert es oftmals bei der Umsetzung?
Hirsch:
Zum einen an dem Irrglauben, dass interne Digitalisierungsprojekte immer noch mit sehr hohen Kosten verbunden sind. Zum anderen sind aber auch das Abwehrverhalten von Führungskräften, die Angst haben, ihr Herrschaftswissen aufgeben zu müssen, oder auch Unsicherheiten, was den Nutzen des Digital Workplace betrifft, Hürden bei der Umsetzung. Lange Kommunikations- und Entscheidungswege sind ein weiterer Faktor, der zu Verzögerungen bei derlei Projekten führen kann.

Welchen Einfluss übt an dieser Stelle die Erstellung eines entsprechenden Sicherheitskonzeptes aus, wenn alles digital und mobil ist?
Hirsch:
Das Thema „Sicherheit“ ist enorm wichtig, da der moderne Workplace in der Regel über Cloud-Dienste wie Office 365 zur Verfügung gestellt und über mobile Endgeräte bedient wird. Sowohl Daten als auch Endgeräte unterliegen hier daher einem besonderen Schutzbedürfnis. Nicht so sehr nach innen, da viele Unternehmen hier mehr auf Transparenz setzen und (wo möglich) komplexe Rechte- und Zugriffsstrukturen auflösen. Vielmehr gewinnt der Schutz nach außen immer mehr an Bedeutung. Oft wird das Thema „Sicherheit“ aber auch als Begründung vorgeschoben, digitale Werkzeuge nicht einzuführen. Stichwort: „Das ist alles nicht sicher und ist nicht datenschutzkonform.“ Aus unserer Erfahrung lassen sich aber nahezu alle Fragen lösen und moderne Plattformen sind heute viel, viel sicherer als noch vor drei bis fünf Jahren. Man muss es nur angehen wollen.

Welche drei Tipps würden Sie Unternehmen mit auf den Weg geben, die ihren Mitarbeitern in Zukunft einen modernen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen möchten?
Hirsch:
Haltet es so einfach wie möglich! Bezieht eure Mitarbeiter mit ein! Achtet darauf, dass die Prinzipien der digitalen und realen Arbeitsumgebung miteinander im Einklang sind und sich sichtbar unterstützen!

Bildquelle: Hirschtec

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