So wird das Büro fit für Hybrid Work

Schon vor der Corona-Pandemie war es nicht unbedingt sinnvoll, dass jeder Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz im Büro hat. Inzwischen ist Hybrid Work fest etabliert – ein Teil der Arbeit wird zu Hause, der andere im Büro erledigt. Die Büroflächen sind dementsprechend niedrig ausgelastet: dem Workspace Benchmark Report 2022 zufolge lediglich zwischen 31 und 40 Prozent. Die feste Zuteilung von Arbeitsplätzen ist da kaum noch zeitgemäß. Gerade vor dem Hintergrund explodierender Energiekosten sollten Büroflächen so effizient wie möglich genutzt werden.

Möglich machen das Desksharing bzw. Hot Desking: Die Mitarbeiter teilen sich Arbeitsplätze und reservieren sie nach Bedarf. Zugegeben, für Familienfotos und Aktenberge auf dem Schreibtisch bleibt da kein Platz mehr. Dem gegenüber stehen jedoch ein hohes Einsparpotenzial und die Möglichkeit, die Nutzung der Büroräume genau auf die Bedürfnisse der Belegschaft anzupassen. Flexible Flächenkonzepte ermöglichen es etwa, Bereiche für kreative Zusammenarbeit oder fokussiertes Arbeiten festzulegen.

Die initiale Umstellung auf ein flexibles Bürokonzept ist eine Herausforderung – sowohl in der eventuell erforderlichen Umgestaltung der Büroräume als auch in der Umstellung für Mitarbeiter. Gemeinschaftlich genutzte Schreibtische und Stühle müssen verstellbar sein, es sollten Stauräume für persönliche Gegenstände eingeführt werden. Außerdem muss es immer noch genug Kapazitäten für Stoßzeiten geben.

Um typische Probleme von Hot Desking zu vermeiden, gibt es Software-Lösungen für Buchungen und die Ressourcenplanung. Diese erleichtern die alltägliche Organisation und erhöhen die Akzeptanz. Sie ermöglichen es, schon vorab einen Platz oder Raum zu buchen – ob für einen halben Tag, eine Woche oder wiederkehrende Zeiträume. So wird der Bürobesuch nicht zur „Reise nach Jerusalem“. Dem Management bieten Hot-Desking-Lösungen zudem Einblicke, um die Nutzung der Büroflächen zu optimieren.

Diese Funktionen sind essentiell

Mobile-App: Ein wesentlicher Faktor für die Akzeptanz einer Hot-Desk-Lösung ist eine einfach zu bedienende App, mit der Mitarbeiter Plätze reservieren können. Sie sollte auf einen Blick anzeigen, welche frei verfügbar oder bereits gebucht sind. Fortgeschrittene Apps bieten Filterfunktionen nach gewünschten Kriterien (z.B. nach vorkonfigurierten Arbeitsbereichen) und schlagen Mitarbeitern auf Basis ihrer Rolle oder vorherigen Besuchen einen bestimmten Platz vor. Auch die Buchung von Räumen oder Parkplätzen kann in die App integriert werden.

Integration: Die Buchungslösung sollte vollständig in den bestehenden Technologie-Stack des Unternehmens eingebettet werden können. Wird Google Workspace verwendet, sollte sie in „Meet“ und „Kalender“ integriert werden können, bei Microsoft in „Teams“ und „Outlook“. So können Mitarbeiter direkt beim Erstellen eines Termins einen Raum buchen und sehen, wann die Kollegen einen Bürobesuch planen.

Gesundheitsfunktionen: Die Tage von Social Distancing sind zwar vorerst gezählt, trotzdem sollte eine Lösung gewählt werden, die die Umsetzung von Hygienemaßnahmen erleichtert. Dazu gehört, Mindestabstände zwischen Plätzen und die maximale Auslastung festzulegen sowie Daten zu speichern, um Kontakte nachverfolgen zu können.

Statistiken: Außerdem sollten Buchungslösungen Analytics-Funktionen bieten. Mit Informationen zu Auslastungen, ungenutzten Flächen und Besuchertrends kann das Management die Nutzung der Flächen optimieren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Online-Ausgabe 11-12/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo der Print-Ausgabe.

Bei der Wahl der richtigen Buchungslösung sollten Unternehmen neben diesen Funktionen vor allem darauf achten, dass sie einfach zu konfigurieren und intuitiv zu bedienen sind: Wie leicht können Buchungsregeln festgelegt werden? Wie schnell können Raumpläne und Ressourcen angepasst werden? Außerdem muss bestimmt werden, wie sie die Buchungslösung integrieren wollen. Die meisten Buchungslösungen sind als externes Tool verfügbar. Timify bietet z.B. darüber hinaus ein Hot-Desk-Buchungssystem als White-Label-Lösung an. Dieses kann vollständig in die bestehende Infrastruktur integriert werden.

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