Digitale Belegabrechnung

Spesen-Management in Corona-Zeiten

Im Interview erläutert Jannik Münzenberg, Territory Manager DACH bei Rydoo, inwieweit sich die Corona-Krise bei den Spesenabrechnungen bemerkbar, zumal zahlreiche Mitarbeiter im Home Office arbeiten.

Jannik Münzenberg von Rydoo

„Die üblichen Kosten wie Flüge, Taxifahrten, Hotelzimmer oder Restaurantbesuche sind stark zurückgegangen“, weiß Jannik Münzenberg von Rydoo zu berichten.

MOB: Herr Münzenberg, welche Vorteile und Möglichkeiten bringt die Digitalisierung für die Finanzabteilung eines Unternehmens?
Jannik Münzenberg:
Durch die Covid-19-Pandemie ist die Digitalisierung noch stärker in den Fokus gerückt. Während das Hauptaugenmerk aus verständlichen Gründen zunächst auf Technologien lag, die eine effektive Kommunikation ermöglichen, sollten Unternehmen den gewonnenen Schwung nicht verlieren und die Digitalisierung ganzheitlich vorantreiben. Dabei bietet die Digitalisierung großes Potenzial für die Finanzabteilung, nicht nur das Finanzteam selbst zu entlasten, der positive Effekt ist im gesamten Unternehmen zu spüren.

Wie so häufig gilt auch hier: Zeit ist Geld. Und durch die Einführung digitaler Prozesse lässt sich der Zeitaufwand erheblich reduzieren und damit auch Kosten sparen. Das Spesen-Management ist hier ein gutes Beispiel. Übergreifend können 40 Prozent der Arbeitsschritte komplett automatisiert werden. Im Speziellen bedeutet das bei einem Reisekostenbericht, der im Schnitt 20 Minuten beansprucht, dass dafür nur noch fünf Minuten nötig sind.

Das gelingt durch die Abrechnung von Spesen auf Beleg- statt Reportebene. Jeder einzelne Beleg wird über ein Tool automatisiert, revisionssicher und papierlos eingereicht. Das Finanzteam prüft und genehmigt dann in Echtzeit. Und auch die Führungsetage profitiert von der Digitalisierung. CFOs haben die Möglichkeit, im Tool nach Kategorien, Reisen, Projekten oder auch involvierten Personen zu filtern. Dadurch können sie fundierte Entscheidungen treffen, Prozesse verbessern und Kosten einsparen. All das führt auch dazu, dass eine schnellere Rückerstattung der Ausgaben an die einzelnen Mitarbeiter gewährleistet wird. Ein wahrer Pluspunkt – denn wer wartet schon gerne auf sein Geld?

MOB: Welchen Einfluss übt aktuell Covid-19 auf die Finanzfunktion von Unternehmen aus?
Münzenberg:
In Zeiten der Instabilität ist Liquidität essenziell. Diese liegt in der Verantwortung der Finanzabteilung. Ein gesunder Cash-Flow ist ein guter Garant für das Überleben in der Krise. Daher haben Maßnahmen zur Kostenreduzierung und Verbesserung der Liquidität aktuell Priorität.

Im Zuge der Kostensenkung sollten veraltete Prozesse überarbeitet werden. Digitale Tools können einen Überblick zu mögliche Kosteneinsparungen liefern. Eine Möglichkeit, die Liquidität zu sichern, ist beispielsweise, sofern noch nicht geschehen, die Mehrwertsteuerrückerstattung von Ausgaben, die im Ausland getätigt wurden, in Betracht zu ziehen.

Weiter ist es unglaublich wichtig, die eigenen Mitarbeiter auf dem Laufendem zu halten. Das Finanzteam sollte daher die Prognosen von Behörden und die wirtschaftlichen Auswirkungen von Covid-19 im Auge behalten. Eine transparente und durchgehende Kommunikation mit den Mitarbeitern ist besonders zur aktuellen Zeit nötig und die Finanzabteilung liefert die Informationen.

MOB: Inwieweit macht sich die Krise bei den Spesenabrechnungen bemerkbar, zumal zahlreiche Mitarbeiter im Home Office arbeiten?
Münzenberg:
Die Krise und die damit verbundenen Änderungen in unserer Arbeitsweise ist vermutlich in allen Bereichen irgendwie spürbar. Da Reisen, Restaurantbesuche oder gar das Arbeiten im Büro in den letzten Monaten nicht oder nur eingeschränkt möglich waren, konnten wir gerade im Bereich des Spesen-Managements große Veränderungen beobachten. Bei der Analyse unserer Netzwerkdaten zeigt sich eindeutig, dass Covid-19 auch verändert hat, wofür Mitarbeiter Geld ausgeben. Im europäischen Schnitt sind die Ausgaben um 43 Prozent zurückgegangen. In Deutschland war dieser Rückgang allerdings nur marginal und liegt unter zehn Prozent.

Natürlich zeigen sich in der Analyse auch die nationalen Einschränkungen und Reiseverbote. Die üblichen Kosten wie Flüge, Taxifahrten, Hotelzimmer oder Restaurantbesuche sind stark zurückgegangen. Je nach Land konnten wir 90 Prozent weniger Ausgaben in diesem Bereich feststellen.

Statt dem Kaffee unterwegs, gibt es diesen im Home Office und Mitarbeiter haben sich dort gut eingerichtet, denn die Ausgaben für Software oder IT sind gestiegen. In Deutschland wurden vermehrt Ausgaben für IT- oder Büroausstattung wie Laptops, Monitore, Tastaturen aber auch Bürostühle oder Sitzbälle eingereicht. Allerdings waren die Unterschiede von vor und während der Krise in Deutschland nicht so deutlich wie in manchen anderen Ländern.

MOB: Wobei hakt es oftmals noch im Rahmen der digitalen Belegabrechnung?
Münzenberg:
Oft wird die digitale Belegabrechnung nur zu 50 Prozent im Unternehmen angenommen. So werden Belege beispielsweise über die mobile App eingereicht, aber trotzdem noch einmal in Papierform abgeheftet. Unser Ziel ist jedoch, diese administrativen Vorgänge komplett umzustellen und Papier zu 100 Prozent aus dem Abrechnungsprozess zu verbannen. Dennoch haben Mitarbeiter manchmal Angst, die Papierbelege wegzuwerfen, weil sie das Gefühl haben, dass ihr Abteilungsleiter oder die Buchhaltung sie doch noch anfordern könnte. Um dem entgegenzuwirken, müssen Unternehmen mit zuverlässigen Software-as-a-S-ervice-Lösungen (SaaS) arbeiten, die ein komplett papierloses Arbeiten unter Berücksichtigung lokaler Vorschriften ermöglichen.

Eine häufige Annahme des Managements ist, dass ein neues Tool schwierig zu implementieren ist und die Integration in bereits bestehende Systeme wie Enterprise Resource Planning (ERP) Probleme bereitet. Und wir alle wissen: je länger der Implementierungsprozess, desto länger auch die Amortisationszeit. Aus diesem Grund muss das Finanzteam u.a. die Benutzerfreundlichkeit der Software und die möglichen Hürden bei ihrer Inbetriebnahme bewerten. Webseiten, die B2B-Software testen und bewerten, wie G2, können bei der Auswahl des richtigen Tools helfen.

Schließlich werden die Kosten oft falsch interpretiert. Natürlich kostet ein neues Tool zunächst Geld. Aber diese Kosten können direkt eingespart werden. Neben der Bearbeitungszeit reduziert sich auch die Anzahl der Revisionen auf ein Minimum. Im Schnitt ist jeder fünfte Reisekostenbeleg fehlerhaft und muss daher überarbeitet werden. Bei Rydoo wird jede Reisekostenabrechnung revisionssicher eingereicht und erspart dem Finanzteam eine zusätzliche Bearbeitung.

MOB: Worauf sollten Unternehmen demnach achten, wenn sie sich für eine digitale, mobile Lösung für die Belegabrechnung entscheiden?
Münzenberg:
Wie bei fast allen Digitalisierungsprozessen oder größeren Veränderungen im Unternehmen, sollte auch die Umstellung auf eine digitale und mobile Lösung für die Belegabrechnung gut geplant werden. Digitale Technologien sollen bestehende Prozesse und Möglichkeiten vereinfachen und effizienter gestalten. Bei ihrer Analyse müssen sie unbedingt auch darüber nachdenken, was der Endnutzer, also alle Mitarbeiter im Unternehmen, von dieser Lösung erwarten. Nur wenn die Belegschaft das Tool versteht, wird es so effizient wie möglich eingesetzt und der gewünschte ROI tritt tatsächlich ein. Rydoo unterstützt seine Partner dabei, den Mitarbeitern das Tool zu erklären. Wir konzentrieren uns nicht auf kurzfristige Ziele, sondern helfen Unternehmen bei einer langfristigen digitalen Transformation.

Für die Akzeptanz einer digitalen Expense-Management-Lösung sind besonders drei Punkte entscheidend: überzeugende User Experience, Relevanz für die eigene Abteilung und schnelle Rückerstattung. Wenn die Verantwortlichen erstmal genau wissen, was die Plattform können muss, wird der Auswahlprozess erheblich erleichtert. Dabei ist neben der Funktionalität auch wichtig, dass die Chemie mit dem künftigen Partner stimmt und beide Parteien einander vertrauen. Damit steht einer erfolgreichen Einführung der Lösung nichts mehr im Weg und die bisher so lästige Spesenabrechnung wird zu einem Kinderspiel.

Bildquelle: Rydoo

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