Remote Work

Sprung ins kalte Wasser

Plötzlich den Großteil der Belegschaft ins Home Office schicken – für viele Unternehmen waren die letzten Wochen ein Sprung ins kalte Wasser. Was sonst monate- oder jahrelanger Planung bedarf, musste plötzlich so schnell wie möglich umgesetzt werden. Genau hier liegt jetzt aber die große Chance, sich durch die konsequente Ausrichtung auf mobile, flexible Arbeitsweisen zukunftssicher aufzustellen.

Sprung ins kalte Wasser

Für viele Unternehmen war es zuletzt ein Sprung ins kalte Wasser, die Mitarbeiter ins Home Office zu schicken.

Lange ging die Digitalisierung von Geschäftsprozessen vor allem im Mittelstand nur schleppend voran. Jetzt sind die meisten Unternehmen mittendrin in der „Future of Work“ und gezwungen, sich mit digitalen und mobilen Arbeitsweisen zu beschäftigen. Natürlich ging es in dieser Situation zunächst einmal darum, die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Doch nun ist langfristiges Denken gefragt, denn die Corona-Krise wird unsere Art zu arbeiten nachhaltig verändern – Remote Work wird zum neuen „Business as usual“ – und genau hier sollten Unternehmen ansetzen, um weiterführende Digitalisierungsmaßnahmen in Angriff zu nehmen.

Ein effektiver Informationsaustausch ist entscheidend für Wachstum, Innovationen und Agilität von Unternehmen. Intelligente digitale Lösungen sind gefragt, die eine offene, kreative Zusammenarbeit ermöglichen und dabei benutzerfreundlich, sicher und skalierbar sind. Videokonferenzsysteme und digitale Projektmanagement-Tools werden bereits in vielen Unternehmen eingesetzt, um die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten zu erleichtern. Doch welche digitale Infrastruktur muss vorhanden sein, damit Mitarbeiter remote genauso produktiv wie im Büro arbeiten und auch sensible Dokumente wie Rechnungen, Angebote und Verträge sicher aus dem Home Office bearbeitet werden können? 

Egal wo, egal wann, egal mit welchem Endgerät

Die Digitalisierung von pa-pierbasierten Geschäftsprozessen ist nach wie vor der wichtigste Hebel für das digitale Arbeiten. Nur wenn Dokumente digital verfügbar sind, können mehrere Mitarbeiter mobil oder an verschiedenen Standorten pro-blemlos darauf zugreifen und diese gemeinsam bearbeiten. Dokumenten-Management- (DMS) und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) ermöglichen die zentrale, revisionssichere Archivierung und Verwaltung digitaler Dokumente und bieten die Integration mit gängigen Anwendungen und Multifunktionssystemen. Hierbei sollten Unternehmen vor allem auf leistungsfähige Cloud-Lösungen setzen, welche über mobile Apps den Zugriff auf Informationen ermöglichen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 05-06/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo. 

Weiterhin können Mitarbeiter bei administrativen Aufgaben durch automatisierte Dokumenten-Workflows entlastet werden. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Rechnungsverarbeitung und -freigabe: Von der Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung der Dokumente bis hin zur digitalen Signatur kann alles in der Cloud mit dem Endgerät der Wahl durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang wird auch das Thema „Mobile Capturing“ zunehmend relevant: Mit den entsprechenden Apps können die mobil eingescannten Dokumente mittels OCR (Optical Character Recognition) mit weiteren Informationen angereichert werden und bequem an das ECM-System gesendet werden.

Bereit für den Arbeitsmarkt der Zukunft

Unternehmen, die ab sofort verstärkt auf digitales und mobiles Arbeiten setzen, sind bestens gerüstet für den Arbeitsmarkt der Zukunft. Über drei Viertel (78 Prozent) der europäischen Arbeitnehmer erwarten, dass ihr Unternehmen Tools bereitstellt, mit denen sie unabhängig vom Arbeitsort enger und produktiver mit Kollegen zusammenarbeiten. Das ergab die „Future of Work“-Studie von Ricoh, die Ende 2019 durchgeführt wurde. Damals waren auch bereits fast drei Viertel (74 Prozent) der Befragten der Meinung, dass flexibles Arbeiten in Zukunft in den Arbeitsverträgen festgelegt werden sollte.

Die Corona-Krise hat gezeigt, dass mobiles Arbeiten auf unkomplizierte Weise möglich ist und Arbeitnehmer werden dies in Zukunft noch stärker einfordern. Daher sollten Unternehmen jetzt nicht einfach zu ihren bisherigen Arbeitsweisen zurückkehren, sondern die Chance nutzen, die sich ihnen aktuell bietet. Die besten Arbeitsplätze werden in Zukunft die sein, die auf Zusammenarbeit und Flexibilität setzen und damit den Menschen in den Mittelpunkt stellen. 

Bildquelle: Getty Images/iStock

 

 

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