Stechuhr für unterwegs

Das Spektrum mobiler Personallösungen ist groß. Es reicht von speziellen Apps für Rekrutierungsspezialisten über die klassische Personaleinsatzplanung im Außendienst bis hin zum mobilen Zugriff auf umfängliche elektronische Personalakten etwa für Führungskräfte aus dem HR-Bereich. So verschieden die denkbaren Einsatzszenarien sind, so einheitlich ist der Nutzen der mobilen Helfer. „Anders als Laptops benötigen Smartphones und Tablets kein WLAN, um Daten online abzurufen. Von daher können die Mitarbeiter Informationen auch problemlos über das Mobilfunknetz herunterladen oder versenden“, betont Georg Goller, Vice President und General Manager Central Europe bei Successfactors. Trotz dieser Vorteile sieht er den Einsatz mobiler Endgeräte im Außendienst jedoch eher als Ergänzung und weniger als vollwertigen Ersatz für klassische Notebook-Lösungen an.

Auf einen weiteren Vorteil verweist Volker Zimmermann, Solution Consultant EMEA bei Clicksoftware: „Bei mobilen Devices ist kein umständliches Hochfahren notwendig, sondern die Systeme sind direkt verfügbar.“ Darüber hinaus sollen sich insbesondere Smartphones ideal dazu eignen, um schnell kleine Updates an die Zen-trale zu übermitteln.

Welche Funktionen passen?

Das gewünschte Einsatzgebiet einer Personal-App bestimmt gleichzeitig deren Funktionsumfang. Geht es um die reibungslose Unternehmenskommunikation „sollten eine Kontaktdatenbank und Organigramme des Unternehmens verfügbar sein, mit denen Außendienstmitarbeiter gewünschte Experten schnell finden können, sowie eine Plattform zur anschließenden Zusammenarbeit“, beschreibt Georg Goller die Grundanforderungen. Mobile-Recruiting-Lösungen sollten zudem Module beinhalten, um Bewerberprofile oder Trainingspläne kurz zu kommentieren. Nicht zuletzt könnten mit entsprechenden Funktionen im Recruiting insbesondere Freigabe- oder Beurteilungsprozesse beschleunigt werden. „Damit erhalten Bewerber eine zügige Rückmeldung“, sagt Goller.

Geht es vorrangig um die mobile Personaleinsatzplanung, sind laut Patrick Flaig, Produktmanagement bei der Atoss Software AG, eine mobile Zeiterfassung sowie ein mobiles Kostenstellenmanagement wichtig. „Daneben sollten Abwesenheitsanträge und -genehmigungen möglich sein ebenso wie Anwesenheitslisten und Salden, die in Echtzeit eingesehen werden können“, so Flaig. Von Bedeutung sei überdies, dass Mitarbeiter ihre Einsatzpläne jederzeit und überall abrufen können sowie Vorgesetzte die Pläne ihrer Bereiche stets im Blick haben.

Grundsätzlich gibt es am Markt Apps, die allein als mobile Stechuhr fungieren. Darüber hinaus lassen sich mit mobilen Personallösungen aber auch komplexe Geschäftsprozesse abbilden, „beispielsweise für den technischen Außendienst mit Teamstrukturen, Ersatzteil- und Asset-Management sowie unterschiedliche Auftrags- und Kundeverwaltungen“, erklärt Volker Zimmermann. Dabei müssten sämtliche Daten und Prozesse, die im Backend vorhanden sind, dem Mitarbeiter auch unterwegs zur Verfügung stehen. Er ist somit in Echtzeit in diese Prozesse eingebunden, was Zeit spart und die Fehleranfälligkeit reduziert, wenn die Datenvalidierung direkt am Ort des Geschehens vorgenommen und damit Übertragungsfehler vermieden werden können.

Das Personalmanagement und damit verbunden die Verwaltung von Mitarbeiterdaten zählen seit jeher zu den sensiblen Bereichen in Unternehmen. Von daher ist die Abstimmung mit dem Betriebsrat bei jedem geplanten HR-Projekt unerlässlich. „Wir empfehlen, dass alle Parteien so früh wie möglich in eine entsprechende Planung und Einführung mit einbezogen werden“, unterstreicht Volker Zimmermann von Clicksoftware. Somit könnten regulatorische Rahmenbedingungen frühzeitig erkannt und bearbeitet werden. „Denn am Ende einer mobilen Personallösung steht immer noch der Mensch, der die Lösung aktiv nutzen muss. Es sollte eine Lösung sein, die seine tägliche Arbeit erleichtert. Treten Fehlplanungen oder eine Einführung á la „Druck von oben“ ein, können kritische Change-Management-Prozesse unnötig verschärft werden“, glaubt Zimmermann.

Doch nicht immer laufen die Gespräche mit dem Betriebsrat rund. „Diskussionspunkte können eine potentielle Überwachung der Mitarbeiter sein oder die Frage nach Datensicherheit“, erklärt Patrick Flaig. Und auch Volker Zimmermann schlägt in diese Kerbe: „Der kritischste Punkt, vor allem beim technischen Außendienst, ist die Nutzung von GPS-Ortungsdaten für die Einsatzplanung in Echtzeit sowie das Aufsetzen des Status-Workflows, das heißt, welche Status wann und wie gesendet werden müssen. Laut Zimmermann kommt es jedoch eher selten zu klassischen Überwachungsszenarien: „Wir beraten unsere Kunden immer in Hinblick auf den Geschäftsprozess und den Nutzen, den man durch ein solches Tracking erhält. Die extremste Variante ist es, die gefahrene Route komplett aufzuzeichnen und via Kartenansicht auswertbar zu machen.“ Da es sich hierbei um eine reine Nachbetrachtung handle, sei dies nur selten sinnvoll, etwa wenn es um Geldtransporter oder andere sicherheitsrelevante Aufgaben gehe.

Nachvollziehbarer Grund

Durchaus denkbar wäre laut Zimmermann zudem folgende Situation: Eine akute Störmeldung etwa bei Gasgeruch erfordert das sofortige Anrücken eines Außendiensttechnikers. „Da dies innerhalb von wenigen Minuten realisiert werden sollte, ist eine telefonische Ortsabfrage bei verschiedenen Technikern zu zeitaufwendig. Mittels aktueller GPS-Koordinaten können die Mitarbeiter herausgefunden werden, die dem Ort des Geschehens am nächsten sind“, so Zimmermann. Ein interessanter Ansatz sei es, dabei nicht den Außendienstmitarbeiter zu tracken, sondern denjenigen, der die Positionsabfrage ausführt. Dieser muss einen Grund und den Suchradius für die Positionsanfrage eingeben. „Zusammen mit dem relevanten Notfallauftrag, dem Benutzerlogin, dem Zeitstempel und weiteren Daten wird die Suchanfrage direkt an relevante Stellen vom Einsatzplanungswerkzeug gesendet. Somit lässt sich jede Anfrage und deren Grund nachvollziehen und das System wird nicht zur reinen Mitarbeiterüberwachung ausgenutzt“, erklärt Zimmermann.

Die Vorbehalte, dass der Arbeitgeber mittels Mobilfunktionen seine Mitarbeiter besser kontrollieren könnte, tauchen immer wieder auf. „Sie sind allerdings nicht haltbar, da eigentlich nicht die Arbeitgeber nach Mobilität verlangen, sondern vielmehr die Mitarbeiter darauf drängen“, relativiert Philipp Emmenegger, Vice President Direct Sales bei der Coresystems AG. Hinsichtlich der großen Unsicherheit in Bezug auf die Geolokation berichtet er: „Bedenken der Mitarbeiter lassen sich einfach aus dem Weg räumen, indem vom Hersteller eine Garantie ausgestellt wird, dass die Ortungsfunktionen ausgeschaltet werden können.“

Damit der Arbeitgeber überhaupt Bewegungsdaten verwenden darf, müssen laut Emmenegger zwei wichtige Vorgaben erfüllt sein: Erstens muss der Mitarbeiter über die Aufzeichnung Bescheid wissen und zweitens muss diese Aufzeichnung für die Ausübung seiner beruflichen Funktion notwendig sein. Allerdings müsse der Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit haben, diese Funktion auszuschalten.

Etwas Zeit hinzu schummeln

Sorgen sich die Mitarbeiter über die mögliche Erfassung ihrer Bewegungsdaten, treibt die Arbeitgeber mitunter etwas anderes um. Insbesondere im Außendienst können sich die Mitarbeiter die eine oder andere Freiheit hinsichtlich ihrer Arbeitszeit herausnehmen. Und auch bei Servicemitarbeitern im Feldeinsatz werden zeitliche Leerläufe gelegentlich höchst individuell genutzt. Stellt sich an dieser Stelle die Frage, inwieweit die Mitarbeiter bei der mobilen Einsatzplanung ihre Arbeitszeiten manipulieren und beispielsweise die eine oder andere Plusstunde hinzuschummeln können? Georg Goller von Successfactors betont hierzu: „Zunächst funktionieren alle Zeiterfassungslösungen auf einer Vertrauensbasis: Das Unternehmen vertraut dem Mitarbeiter, dass dieser seine Stunden korrekt einpflegt.“ Die Software könne immer nur die Rahmenbedingungen vorgeben, beispielsweise vertragsbasierte Minimum- und Maximalstundenkontingente. Wird ein mobiles System von vorneherein im Einvernehmen mit dem Außendienst oder der Servicetechnik aufgesetzt, verringert sich die Gefahr eines Missbrauchs. „Generell sollten mobile Personallösungen die eingegebenen Daten bereits vor Ort validieren und bei Fehleingaben keinen weiteren Prozess ermöglichen. Zeitstempel werden automatisch gesetzt und Arbeitsstunden somit automatisch aufgezeichnet“, berichtet Volker Zimmermann. Darüber hinaus verweist Patrick Flaig von Atoss auf eine gängige Methode, um Manipulationen zu unterbinden: „Auf Wunsch können Zeitbuchungen mit GPS-Daten gekoppelt werden, so dass die Buchungen beispielsweise nur im Umfeld des Betriebsgeländes oder des jeweiligen Einsatzortes abgesetzt werden können.“

Nicht zuletzt sollte man bei der Einführung mobiler HR-Lösungen Augenmerk auf die Sicherheit legen. Speziell hierfür hat etwa Successfactors eine Reihe von Vorkehrungen getroffen: „Durch rollenbasierte Zugriffsberechtigungen haben Teammitglieder nur zu den Informationen Zugang, für die sie die Berechtigung haben“, erklärt Georg Goller. Zudem müssen die Unternehmen einen Plan besitzen, um Daten oder Anwendungen von verloren gegangenen Endgeräten aus der Ferne zu löschen.

Das Softwarehaus Atoss macht sich ebenfalls für den sicheren Zugriff stark: „Damit nur autorisierte Personen auf die Lösung zugreifen können, sollte mit einer Unternehmens-ID und entsprechenden Benutzerkennungen samt Passwort gearbeitet werden. Überdies wird die komplette Kommunikationskette mit verschlüsselten Verbindungen durchgeführt“, berichtet Flaig. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, mit Zertifikaten zu arbeiten, so dass nur mit autorisierten Smartphones auf die Lösung zugegriffen werden kann.

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