Zusammenarbeit per mobilem Endgerät

Teamarbeit über Unified Communications

Erfolgreiche virtuelle Teamarbeit gelingt dank mobiler Endgeräte und entsprechender Softwaretools von jedem x-beliebigen Ort aus. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie des Unified-Communications-Anbieters Unify, wie Michael Brust, Director Global Solutions Marketing UC bei dem Anbieter, im Interview erläutert.

  • „Mitarbeiter sollten heute über eine zentrale Plattform Zugang auf verschiedene Funktionen wie Telefonie, E-Mail, Collaboration-Services oder Videokommunikation erhalten,“ so Michael Brust.

  • Die im Oktober erhältliche Lösung „Ansible“ soll als Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit sämtliche Inhalte in einer einzigen Ansicht zusammenführen.

  • Laut Michael Brust ist die Einbindung mobiler Endgeräte in vorhandene Unified-Communications-Landschaften (UC) in der Regel nicht besonders aufwendig.

Herr Brust, im Rahmen der Cebit haben Sie im März ein neues „New Way to Work Index“-Projekt präsentiert. Was steckt dahinter?
Michael Brust:
Moderne Kommunikationstechnologien verändern den Alltag in Unternehmen. So setzt sich beispielsweise das mobile Arbeiten mehr und mehr durch. Mit unserem Forschungsprojekt möchten wir herausfinden, wie Firmen in dieser veränderten Umwelt erfolgreich agieren und von diesem Wandel in der Arbeitswelt profitieren können.

Im Rahmen der ersten Studie des Projektes haben wir insbesondere virtuelle Teams analysiert: Sind diese genauso produktiv wie Teams, die an einem Standort zusammenarbeiten? Was zeichnet erfolgreiche virtuelle Teams aus? Insgesamt haben im Frühjahr 2014 weltweit mehr als 300 Führungskräfte aus 25 Ländern an der Studie teilgenommen. Die Ergebnisse zeigen deutlich, wie weitverbreitet virtuelle Teams mittlerweile sind: 94 Prozent der Befragten arbeiten von verschiedenen Standorten aus mit Kollegen zusammen. Dieses Resultat verdeutlicht den Bedarf an Lösungen, mit denen die Teammitglieder über verschiedene Plattformen zusammenarbeiten können.

Welche Studienergebnisse beziehen sich auf den Mobility-Bereich?
Brust:
Die Ergebnisse bringen die Eigenschaften erfolgreicher Teams zutage. Dabei ist der geografische Arbeitsplatz kein entscheidendes Kriterium – im Gegenteil. Rund 68 Prozent der Befragten aus erfolgreichen Teams gaben an, dass mehr als die Hälfte ihrer Kollegen an einem anderen Ort arbeitet als sie selbst.

Darüber hinaus ist das persönliche Gespräch entscheidend. Etwa 86 Prozent der Mitglieder aus erfolgreichen Teams melden sich regelmäßig bei ihren Kollegen, einfach nur um Kontakt zu halten. Zudem werden Meetings in solchen Teams vom Dialog bestimmt und nicht von ausufernden Monologen. Für Mobility-Verantwortliche bedeutet das vor allem, dass sie ihren Mitarbeitern die passenden Kommunikationswerkzeuge an die Hand geben müssen, damit diese von überall aus auf essentielle Applikationen zugreifen können. So lässt sich der Kontakt mit den anderen Mitgliedern auch von unterwegs aufrechterhalten, und jeder Beteiligte kann sich vollwertig in die Diskussionen einbringen.

Wie kann die Zusammenarbeit mobiler Teams am besten funktionieren?
Brust:
Die Mitarbeiter müssen im Büro und von unterwegs aus nahtlos mit ihren Kollegen, aber auch mit Geschäftspartnern und Kunden kommunizieren können. Mit mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets ist das heute relativ einfach möglich.

Aber der Zugang zu etablierten Services wie Telefonie und E-Mail allein reicht nicht aus. Mobile Teams arbeiten erst dann wirklich erfolgreich, wenn die Mitarbeiter direkt auf Firmennetzwerke zugreifen können. Über spezielle Collaboration-Systeme ist es beispielsweise möglich, Probleme wesentlich schneller und übersichtlicher zu klären als über herkömmliche Kommunikationskanäle. Daher bettet ein wirklich mobiles Unternehmen Mobility in seine Anwendungen für Kommunikation und Zusammenarbeit ein. Desweiteren bedarf es einer zentralen Enterprise-Mobility-Strategie, die den zuverlässigen Zugriff auf wichtige Geschäftsinformationen kontrolliert und absichert.

Wo liegen mögliche Grenzen einer reibungslosen Zusammenarbeit von unterwegs aus?
Brust:
Grenzen für mobiles Arbeiten liegen nach wie vor in der Netzwerkin­frastruktur. Daher sollte der Zugriff auf schnelle und qualitative Internetverbindungen ermöglicht werden, sei es in der Firma, im Home Office per WLAN oder unterwegs mit Flatrates via 3G/LTE-Verbindungen. Erst dann können mobile Mitarbeiter bei Bedarf sowie jederzeit auf das Unternehmensnetzwerk und entsprechende Services zugreifen.

Ein Blick in die Praxis: Welche Mobility-Funktionen fragen Unternehmen im Rahmen Ihrer Unified-Communications-Lösungen (UC) derzeit verstärkt nach?
Brust:
Grundsätzlich zielen viele Unternehmen darauf ab, ihre bestehenden Kommunikationskanäle zu vereinheitlichen. Mitarbeiter sollen über eine zentrale Plattform Zugang auf die verschiedenen Funktionen wie Telefonie, E-Mail, Collaboration-Services oder Videokommunikation erhalten. Sind diese Möglichkeiten integriert, können neue Features schnell hinzugefügt werden. Hier spielt der Benutzerkomfort eine entscheidende Rolle. Denn Mitarbeiter erwarten die komfortable Technologie, die sie im privaten Umfeld nutzen, mittlerweile auch an ihrem Arbeitsplatz. Gelingt es, die diversen UC-Funktionen auf diese Weise miteinander zu verbinden und auf allen Endgeräten zugänglich zu machen, profitiert das Unternehmen von einer höheren Produktivität. Genau darauf zielen wir mit unserer Lösung „Project Ansible“ ab, die im Oktober auf den Markt kommt.

Wie aufwendig gestaltet sich die Anbindung aktueller mobiler Endgeräte in bestehende UC-Landschaften – insbesondere, wenn diese schon etwas in die Jahre gekommen sind?
Brust:
In der Regel ist die Einbindung mobiler Endgeräte in vorhandene UC-Landschaften nicht besonders aufwendig. Modelle mit aktuellen mobilen Betriebssystemen von Android, Apple iOS oder Windows Mobile lassen sich schnell und einfach einbinden. Zudem können UC-Applikationen bequem aus vorhandenen Appstores heruntergeladen werden.

Manchmal erlauben Unternehmen ihren Mitarbeitern, ihre geschäftlichen Mobilgeräte auch für private Zwecke zu nutzen.
Mit welchen Risiken ist dies verbunden?
Brust:
Unabhängig davon, ob Endgeräte auch für private Zwecke eingesetzt werden, sollten die Verantwortlichen spezielle Sicherheitsregeln für solche Devices aufstellen. Schließlich sind auf vielen Smartphones und Tablets wertvolle Firmendaten gespeichert. Hier geben Security Policies den Nutzern klare Regeln an die Hand. Dazu gehören beispielsweise Punkte wie eine Gerätesperre mit PIN oder das Verschlüsseln von gespeicherten Daten. In der geschilderten Konstellation müssen die Richtlinien auch den Umgang im privaten Bereich thematisieren. Beispielsweise ist es möglich, Regeln vorzugeben, welche Apps Mitarbeiter installieren dürfen und welche nicht.

Darüber hinaus sollten Firmen eine zentrale Managementplattform etablieren, um die mobilen Geräte zu verwalten. So können gestohlene Smartphones gesperrt oder wichtige Daten gelöscht werden, falls Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Inwieweit muss dieses Konzept mit dem Betriebsrat und den Personalverantwortlichen abgestimmt werden?
Brust:
Die Abstimmung mit dem Betriebsrat ist bei Projekten im Mobility-Bereich ein essenzieller Bestandteil. Deswegen sollten die Verantwortlichen auch immer frühzeitig auf die Arbeitnehmervertreter zugehen. Das schafft Transparenz auf allen Seiten. So ist es möglich, die Wünsche der Belegschaft in die Mobility-Strategie einzuarbeiten und etwaige Konflikte zu vermeiden.

Im konkreten Fall sollten in einer Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Betriebsrat Haftungsfragen geklärt werden. Zudem ist es notwendig, Richtlinien zu Datensicherheit und Datenschutz aufzustellen. Ein Teil davon kann durch die Sicherheitsregeln abgedeckt werden.

Mit welchen Mitteln können die Verantwortlichen trotz privater Nutzung von Firmengeräten die Kontrolle über Daten sowie Anwendungen behalten und für deren Sicherheit sorgen?
Brust:
Die Integration von mobilen Endgeräten verändert die Sicherheitsarchitektur in den Unternehmen. Dabei geht die Entwicklung hin zu einem Sicherheitsmodell auf Interaktions- und Informationsbasis. Klassische Lösungen wie Firewalls sind zwar nach wie vor gefragt. Es ist aber notwendig, diese Systeme mit zusätzlichen Elementen zu ergänzen. Vor allem Komponenten wie Network Access Control (NAC), Identity and Access Management (IAM) und Mobile Device Management (MDM) sind hier wichtig. Damit behält die IT-Abteilung die Kontrolle über die Geräte, die auf das Netzwerk zugreifen. Außerdem bekommen die Verantwortlichen auch einen ­kompletten Überblick über die Appli­kationen, die sich mit dem Firmennetzwerk verbinden. Erst im Zusammenspiel der einzelnen Komponenten lassen sich alle Sicherheitsanforderungen bewältigen. Unternehmen sollten daher einen ganzheitlichen, szenariobasierten Ansatz entwickeln, der Netzwerke, Geräte und Anwender gleichermaßen berücksichtigt.

 

Michael Brust ...
... ist Director Global Solutions Marketing UC bei Unify, ehemals Siemens Enterprise Communications. Der Experte verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der IT- und Telekommunikationsindustrie. Dabei hatte er sowohl führende Positionen im Marketing als auch im Produktmanagement sowie Channelvertrieb innerhalb Deutschlands und der USA inne. Michael Brust begann seine Karriere im technischen Bereich und arbeitete mehr als zwölf Jahre als Service- und Systemingenieur bei der Siemens AG.

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