Notizen und mehr

Teams und Projekte mit Notion organisieren

Notizen, Aufgaben und vieles mehr gehören zu den Funktionen der neuen Projektmanagement-App Notion.

Apps für die Projekt- und Aufgabenverwaltung gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Das gleiche gilt auch für Notizen, Dokumente und vieles mehr. Da ist es mutig, in diesem überlaufenen Markt ein neues Produkt anzubieten. Und noch mutiger ist es, hierfür ein völlig anderes Arbeitsprinzip zu wählen.

Die Webapp Notion möchte die Zusammenarbeit in Teams vereinfachen und integriert hierzu zahlreiche, häufig getrennte Funktionen in eine einzige App: Aufgaben, Notizen, Listen, Kommentare, Projektmanagement-Objekte und zahlreiche Hilfen für Entwickler und Designer von Apps. Ganz grundsätzlich bietet Notion ein praktisches, visuell ausgerichtetes Werkzeug, mit denen Teams ihre Projekte unkompliziert organisieren können.

Eine hierarchisch aufgebaute Struktur aus Seiten

Auf der obersten Ebene besteht die App aus sogenannten Spaces. Das ist im Prinzip ein Arbeitsbereich, auf dem unterschiedliche Objekte wie Texte, Bilder oder Verlinkungen zu Unterseiten angelegt werden können. Eine vom Space abzweigende Seite wird einfach erzeugt, indem ein entsprechendes „New Page“-Objekt auf der Seite abgelegt wird. Dort kann ein Name eingegeben werden und nach dem Doppelklick auf das Objekt wird die neue Seite geöffnet.

Neben den Verzweigungen zu anderen Seiten können ein Space und jede davon abzweigende Seite diverse andere Objekte tragen, etwa Abschnitte, Kurztexte, einfache Listen, Aufgabenlisten, Bilder, Videos, Links zu Websites und vieles mehr. Zusätzlich ist es möglich, PDF-Dateien und Dokumente aus Google Docs in einem Viewer innerhalb des Arbeitsbereichs anzuzeigen. Durch die Möglichkeit, Seiten unterhalb von Seiten anzulegen, können die Nutzer der App eine sehr ausgefeilte Struktur aufbauen.

Besonders interessant sind die zusätzlichen Elemente wie Aufgabenlisten, Kommentarfelder oder Dropdown-Menüs, die spezifische Funktionen anbieten. So kann jeder Eintrag in der Aufgabenliste als erledigt markiert werden. Wenn sich auf einer Seite mehrere Aufgabenlisten befinden, können die einzelnen Aufgaben zwischen diesen Listen hin und her verschoben werden.

Ein Arbeitsbereich von Notion kann entweder privat bleiben oder via E-Mail-Adresse an andere Personen freigegeben werden. Die Einladung kann für einen Arbeitsbereich oder einzelne Unterseiten mit allen davon abzweigenden Seiten gelten. Eingeladene Personen sollten einen Notion-Account haben. Es ist aber möglich, den Arbeitsbereich oder die Seiten für alle E-Mail-Adressen in einer bestimmten Domain automatisch freizugeben, sodass nicht unbedingt Einladungen nötig sind.

Teams bis fünf Personen kosten keine Gebühren

Bereits dieser kurze und bei weitem nicht vollständige Überblick zeigt, dass sich bei Notion um eine vergleichsweise komplexe Anwendung handelt. Seine großen Stärken liegen in der Organisation von umfangreicheren Projekten, die im Team bearbeitet werden. Hier ist es möglich, alle möglichen Arten von Informationen in hierarchisch gestaffelten Seiten anzuordnen, bereits vorhandene Dokumente und Dateien dort zu integrieren und das Projekt mithilfe von Aufgabenlisten und Diskussionen zu steuern.

Eine Reihe von speziellen Seitenvorlagen zeigt die Möglichkeiten von Notion. Ebenfalls recht instruktiv ist der bereits eingefügte, bei jedem neuen Anwender auftauchende Space „Team Home“. Er enthält eine kleine Grundausstattung an sinnvollen Seiten, die zum besseren Verständnis der verschiedenen Team-Funktionen recht hilfreich sind. Recht praktisch ist die Möglichkeit, Slack zu integrieren, um dort Meldungen wie etwa Änderungen in Aufgabenlisten oder bei Kommentarfeldern zu sehen.

Die Basisfunktionen der App sind kostenlos, es gibt allerdings einige Einschränkungen. So unterstützt die Gratisversion lediglich kleine Teams bis maximal fünf Personen und hat eine maximale Dateigröße von fünf MB pro Upload. Die uneingeschränkt nutzbare Pro-Version kostet 5 Dollar pro Teammitglied im Monat. Dabei werden aber nur aktive Nutzer in Rechnung gestellt. Diese Abrechnungsart ist ideal für Netzwerk-Teams, die nicht immer in derselben Zusammensetzung an bestimmten Projekten arbeiten.

Bildquelle: Thinkstock

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