Mobile Arbeitsplatzkonzepte

Über die Herausforderungen von BYOD

„Obwohl die Mitarbeiter es vorziehen, ihre eigenen Geräte zu benutzen, wollen sie in der Regel nicht, dass ihre persönliche Telefonnummer angezeigt wird, wenn sie dienstlich telefonieren“, weiß Thomas Muhr, Country Manager DACH bei Shoretel, zu berichten. „Und die Unternehmen wollen nicht für die Rechnung persönlicher Anrufe und Nachrichten aufkommen.“ Was ist also zu tun?

Thomas Muhr von Shoretel

„Deutschland ist in Sachen Mobile Workspace neben Großbritannien und Frankreich Vorreiter in Europa“, so Thomas Muhr von Shoretel.

Herr Muhr, warum rückt der Mobile Workspace in vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus? Warum wird die Idee immer populärer?
Thomas Muhr:
Lassen Sie mich zunächst mit einer Definition des Mobile Workspace beginnen. Der Begriff bezeichnet eine Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter entweder firmeneigene oder private Smartphones und andere mobile Geräte verwenden, um damit zu kommunizieren, zu interagieren und zusammenzuarbeiten. Sei es vom Büro aus, von unterwegs, von zuhause oder jedem anderen denkbaren Ort aus.

Der Umzug in die Cloud zieht für Unternehmen jeder Größe zwangsläufig erhöhte Mobilität nach sich. Plötzlich ist es möglich, bisher lokal beschränkte Geschäftsbereiche geographisch viel weiter auszudehnen. Dazu muss es für Mitarbeiter – und ich bin hier ein klassisches Beispiel – möglich sein, jederzeit und von überall aus arbeiten zu können. Mobile Kommunikationssysteme unterstützen dabei, die Vorteile einer Remote-Tätigkeit nutzen zu können, und zwar ganz unabhängig davon, ob man zuhause oder geschäftlich in einer anderen Zeitzone unterwegs ist.

In welchen Branchen bzw. Bereichen kann der Wandel vom „normalen Arbeitsplatz“ zum virtuellen bzw. mobilen Workspace überhaupt vollzogen werden?
Muhr:
Es gibt nur wenige Unternehmen, in denen ein mobiler Arbeitsplatz keinen Einfluss auf die Geschäftsabläufe haben würde. Jedes Unternehmen, das eng mit Kunden in Kontakt steht, kann davon profitieren.

Wenn man an Branchen denkt, die in Sachen technologische Entwicklung Vorreiter sind, würde man vermutlich nicht unbedingt zuerst an ein Kohlebergwerk denken. Doch Kanadas Grande Cache Coal ist der Beweis für die Anwendbarkeit von Unified Communications (UC) auf wirklich jede Art von Unternehmen. Mit Sitz in Alberta baut das Unternehmen seit Jahren große Mengen Kohle ab. Vor der Implementierung einer UC-Lösung verwendete Grande Cache ein älteres Telefonsystem, dessen intermittierender Betrieb jeden Monat für mehrere Tage zu Verbindungsproblemen führte. Glücklicherweise stellte Grande Cache auf UC um und erlebte direkt eine Verbesserung der Kommunikation durch Mobilität.

Das System wurde über einen Zeitraum von mehreren Monaten ausgerollt und ermöglichte Grande Cache, qualitativ hochwertige Kommunikationslösungen für all seine Arbeitsplätze, ob vor Ort oder unterwegs, zu installieren. Die Umstellung führte zu einer Verbesserung der Produktivität und einer größeren Mitarbeiterzufriedenheit, die aus einer verlässlichen Verbindung zur Basis des Unternehmens herrührte.

Inwieweit sind mobile Arbeitsplatzprojekte in Deutschland schon konkret umgesetzt?
Muhr:
Deutschland ist in Sachen Mobile Workspace neben Großbritannien und Frankreich Vorreiter in Europa. Ein Beispiel ist die deutsche Hotelkette Worldhotels, die im Rahmen seiner UC-Lösung explizit auf Mobilität setzt. Die Verwendung eines UC-Mobility-Clients stellt sicher, dass Mitarbeiter unter derselben Telefonnummer immer erreichbar sind, egal ob sie gerade zuhause, auf einer Dienstreise oder im Büro sind.

Wie sieht ein moderner Mobile Workspace heutzutage konkret aus? Aus welchen Komponenten setzt er sich zusammen?
Muhr:
Unified Communications ist für Unternehmen, die derzeit keine mobilen Arbeitsplätze haben, eine fundamentale Entscheidung, die neue Perspektiven eröffnet. Die Antwort liegt in der Bereitstellung einer einheitlichen Kommunikationslösung, die es Mitarbeitern ermöglicht, dieselben UC-Funktionen auf ihren mobilen Geräten zu nutzen. Es ist bereits bewiesen, dass UC erheblichen Nutzen mit sich bringt, beispielsweise einen Anstieg in der Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen, aber auch potentielle Einsparungen bei den Kommunikationskosten – ganz zu schweigen von der Zeitersparnis durch Video-Sharing, Videokonferenzen, IM, Chats und Desktop-Sharing. Der größte Nutzen von UC ist aber wahrscheinlich die Mobilität, die möglich wird. Mobiles Voice Over IP auf Basis von Wi-Fi-Netzwerken ist ein gutes Mittel, um Kommunikationskosten zu senken, ohne dass die Qualität leidet oder die Services beeinträchtigt werden.

Welche Rolle spielt hierbei die Cloud?
Muhr:
Die Entwicklung von cloud-basierten Apps und Services, beispielsweise zur Speicherung, haben den mobilen Arbeitsplatz außerhalb des Büros erst ermöglicht. Derzeitig wird die Cloud zunehmend in Anspruch genommen, um Software as a Service (SaaS) innerhalb eines Unternehmens in Anspruch zu nehmen. Auch UC an sich kann über einen cloud-basierten Service laufen, was es noch einfacher macht, mobilen Mitarbeitern UC-Dienste überall und jederzeit zugänglich zu machen.

Welche mobilen Endgeräte eignen sich für einen Mobile Workspace – welche sind weniger sinnvoll?
Muhr:
Der Trend geht in Richtung tragbarer Geräte. Tablets, Wearables und Ultrabooks werden bis 2020 die wichtigsten Arbeitsgeräte sein. Smartphones sind auch wesentlich und IoS- oder Android-Geräte sind für den Zugriff auf Enterprise-UC-Dienste geeignet.

Sollten Unternehmen auf Bring Your Own Device (BYOD) setzen oder ihren Mitarbeitern Firmengeräte zur Verfügung stellen?
Muhr:
Die meisten Smartphones am Arbeitsplatz sind private Geräte. Eine aktuelle Gartner-Umfrage hat ergeben, dass tatsächlich sogar weniger als 25 Prozent der Angestellten ein Firmen-Smartphone besitzen. Herausforderungen, die jedoch BYOD-Geräte mit sich bringen, sind die Garantie der Privatsphäre von Mitarbeitern und die Möglichkeit, Kosten zu erstatten. Obwohl die Mitarbeiter es vorziehen, ihre eigenen Geräte zu benutzen, wollen sie in der Regel nicht, dass ihre persönliche Telefonnummer angezeigt wird, wenn sie dienstlich telefonieren. Und die Unternehmen wollen nicht für die Rechnung für persönliche Anrufe und Nachrichten aufkommen. Deshalb sollte die eingesetzte Kommunikationstechnologie die Möglichkeit bieten, dass Firmentelefonnummern auf dem Display mit Anrufer-ID erscheinen. Außerdem sollte es möglich sein, dienstliche und persönliche Anrufe problemlos trennen zu können, sodass Kosten genau verfolgt und entsprechend erstattet werden können. Dann ist BYOD ein gutes Modell für Mitarbeiter und Unternehmen.

Welche generellen Herausforderungen und Stolpersteine bringen Mobile-Workspace-Konzepte mit sich?
Muhr:
Es kann durchaus eine Herausforderung sein, eine virtuelle Arbeitskultur zu entwickeln, aber das ist etwas, woran man arbeiten muss. Denken Sie über Ersatz für normalerweise stattfindende Teamaktivitäten im Büro nach – z.B. die morgendliche Kaffeerunde.

Ein guter Anfang könnte sein, seine Mitarbeiter über IM (Instant Messanging) zu fragen, wie es ihnen geht, oder jeden Montagmorgen eine Videokonferenz abzuhalten, in der am Anfang auch ein paar Minuten für Smalltalk eingeplant sind. Ohne eine Routine für die regelmäßige virtuelle Interaktion kann keine kommunikative Firmenkultur für das ganze Unternehmen aufgebaut werden.

Auch sollten regelmäßige Belohnungen nicht vergessen werden. Eine Zeit festzulegen, in der über Erfolge gesprochen wird, ist eine elementare Voraussetzung, Mitarbeiterzufriedenheit auch in Zeiten des Wandels aufrecht zu erhalten. Außerdem stärkt gemeinsamer Erfolg den Teamgeist.

So gut Instant Messaging auch funktioniert, es ist empfehlenswert, auch andere Methoden der Kommunikation einzusetzen, um Vertrauen zu generieren und den Mitarbeitern die Scheu zu nehmen, flexibel zu arbeiten. Indem Collaboration-Tools wie Instant Messaging und Web- und Videokonferenzen eingesetzt werden, wird sichergestellt, dass alle Möglichkeiten offenstehen, wenn man Kontakt zu seinen Angestellten aufnehmen möchte oder schnell etwas klären möchte.

Best-of-Breed-Video- und Audio-Collaboration-Tools sind für Remote-Arbeiter besonders wichtig, weil dadurch eine Einbindung ins Team erfolgt und sie auch in Abwesenheit als sichtbarer Teil der Bürogemeinschaft wahrgenommen werden.

Multimedia-Tools, die Video in der VoIP-Telefonumgebung enthalten, sind essentiell, so dass alle Produktivitätsprobleme „face-to-face“ sowohl schnell als auch nahtlos gelöst werden können. Technologien ermöglichen es Teams, andauernd zusammenzuarbeiten und einen einfachen Anruf in eine Gruppendiskussion zu verwandeln, in der sie Dateien mühelos per Drag & Drop verschieben können.

Durch die neuesten Tools für Zusammenarbeit wie Videokonferenzen, Peer-to-Peer-Video und Web-Conferencing ist sichergestellt, dass alle Optionen der Kontaktaufnahme offenstehen, wenn man beispielsweise als Vorgesetzter das Gefühl hat, mit manchen Mitarbeitern nicht genügend in Kontakt zu sein. Die Option, Anrufe mit nur einem Knopfdruck auf eine Videokommunikation umzustellen, ist vor allem für Führungskräfte wichtig, die möglicherweise schnell auf auftretende Probleme reagieren müssen.

Was ist hinsichtlich Mobile Security und Access Management zu beachten?
Muhr:
Sicherheitsbedenken zu einem mobilen Arbeitsplatz können folgendermaßen ausgeräumt werden:
• durch die Wahl der UC, die eine hochgradige Verschlüsselung verwendet, um dadurch eine sichere mobile Sprachkommunikation zu gewährleisten
• Geräte- und Benutzerebenenauthentifizierung mit digitaler Zertifizierung sorgen für sicheren Zugriff
• Man sollte sich vergewissern, dass die UC-Lösung integriertes VPN hat, damit die Benutzer sich nicht ständig neu authentifizieren müssen.
• Vereinfachung der Verwaltung mit standortbezogenen Richtlinien und Integration ins Unternehmensverzeichnis

Inwieweit wirken sich das „mobile Arbeiten“ und die damit oftmals einhergehende „ständige Erreichbarkeit“ auf die Psyche der Mitarbeiter aus (Stichwort: Work-Life-Balance)?
Muhr:
Flexibel zu arbeiten, ist für Mitarbeiter attraktiv, für manche kann es jedoch mit Herausforderungen verbunden sein. Diese können in der Regel jedoch mit einfachen Schritten gemeistert werden, indem man beispielsweise einen festen Arbeitsplatz im Home Office definiert und Arbeitsabläufe hat, die einen auch immer wieder nach draußen führen. Außerdem kann man dank UC verpflichtender Anwesenheit immer nachkommen, kommunizieren, wann man nicht erreicht werden kann, und klarstellen, dass man unterschiedliche private und dienstliche Kontaktdaten hat. Es ist demnach grundsätzlich wichtig, Phasen der Erreichbarkeit klar zu kommunizieren und sich auch Grenzen zu setzen. Es erfordert sicherlich auch Selbstdisziplin, Dinge nicht sofort zu erledigen und nicht immer gleich zu reagieren.

Welche Faktoren können dem Mobile Workspace einen „Strich durch die Rechnung“ machen?
Muhr:
Wenn man über kein Kommunikationssystem verfügt, das all diese Zwecke erfüllt. Ist man für alle Mitarbeiter leicht kontaktierbar? Erleichtert es Ihre Arbeitsroutine und die Ihrer Mitarbeiter? Im Idealfall sollte das vorhandene UC-System leicht zu bedienen sein. Wenn man viele Konferenzgespräche abhalten muss, ist ein System empfehlenswert, in das man sich leicht einwählen kann – komplizierte Passwörter und IDs eingeben zu müssen, sind kein bequemer Weg, einen produktiven Anruf zu beginnen.

Das Szenario, in dem jeder Gesprächsteilnehmer in einer Telefonkonferenz mit den korrekten Einwahldaten jongliert, ist allzu vertraut. Es ist immer eine frustrierende Erfahrung, Gespräche mit einem schlechten Start zu beginnen. Vermeiden kann man das, indem man Software wählt, die auf eine positive Benutzererfahrung ausgerichtet ist – eine einfache „Join“-Taste kann z.B. die entstehende Konfusion durch komplexe Zahlenkombinationen beim Einwählen beseitigen. Das ist die Art von Technologie, die Mitarbeiter in Zukunft auch nutzen werden, um im Privatleben mit ihrer Familie und Freunden zu kommunizieren. UC wird sollte Nutzer daher immer ermutigen, effektiv zu kommunizieren und eine Beziehung auch mit entfernten Kollegen aufzubauen.

Zahlt sich ein Umdenken Ihrer Ansicht nach wirklich aus?
Muhr:
Die Umstellung auf einen mobilen Arbeitsplatz hängt voll und ganz von einer robusten UC-Plattform ab. Wenn man seinen Mitarbeitern einfach nur erlaubt, ihre mobilen Geräte zu nutzen, um auf ihre Dienste zuzugreifen, spart man am falschen Ende. Es sei denn, die verwendete UC-Lösung macht den Prozess der Arbeit für außerhalb des Büros einfach, produktiv und sicher.

Bildquelle: Shoretel

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