Digital Life

Veränderungen, die nicht wehtun

Modern Workspace, Shared Desks, UCC und Arbeit 4.0 – wer heute als Arbeitgeber die Digitalisierung stemmen und im „War for Talent“ die Nase vorn haben möchte, muss sich mit den modernen Entwicklungen am Arbeitsplatz auskennen. Im Interview erklärt André Nösse, Geschäftsführer von Nösse IT, wie modernes Arbeiten aussehen kann.

Porträt von blondem Geschäftsmann, André Nösse

André Nösse, Geschäftsführer von Nösse IT, erklärt, wie die Digitalisierung der Arbeitswelt gelingen kann und worauf man

Herr Nösse, immer mehr Arbeitnehmer gehören heute bereits der sog. „Generation Y“ an. Wie macht sich dies im Büroalltag bemerkbar?
André Nösse: Etwa ein Viertel unserer Mitarbeiter sind junge Menschen der Generation Y und die Zusammenarbeit macht große Freude. Sie sind offen, interessiert und gestalten gerne mit. Vor allem der Wunsch nach zeitlicher und räumlicher Flexibilität im Arbeitsalltag ist bei der jungen Generation sehr ausgeprägt – wobei auch ältere Arbeitnehmer die Vorteile etwa des Homeoffices gerne wahrnehmen. Auch das Arbeiten in Teams hat sich verändert. Für unsere jungen Mitarbeiter gehören digitale Collaboration-Tools zum Büroalltag, sie organisieren sich damit anders als es früher in Teams üblich war. Beispielsweise mit kurzen Absprachen in Chats, digitalen Meetings und dem parallelen Arbeiten an einem Dokument.

Was macht einen Büroarbeitsplatz zu einem „Modern Workplace“ und welche Rolle spielen dabei vor allem mobile Lösungen?
Nösse:
Der Begriff Modern Workplace umfasst drei Dimensionen: Mensch, Raum und Technik. Wir arbeiten mit mobilen Geräten und haben unseren Arbeitsplatz quasi überall mit dabei – im Meeting ebenso wie in der Bahn oder beim Kunden. Das Thema Raum reicht vom Homeoffice über den Shared Desk im Büro bis hin zu Kreativplätzen, die durch lebhafte Gestaltung das „Out of the box“-Denken unterstützen. Der Mensch kann sein individuelles Jobprofil nach seinen persönlichen Vorlieben an Arbeitsort, Kreativität und Erreichbarkeit gestalten. Wir als Systemhaus unterstützen diesen Ansatz mit IT-Lösungen, die flexibles, ortsunabhängiges und effektives Arbeiten unterstützen. Any time, any place, any device.

Wie können Unternehmen von diesen modernen Strukturen profitieren? Wie die Mitarbeiter?
Nösse:
Die Mitarbeiter haben großartige Möglichkeiten, ihr Arbeitsumfeld und den -rhythmus freier und nach ihren Wünschen zu gestalten. Aber sie müssen bewusst lernen mit dieser Freiheit umzugehen und dafür muss die Unternehmenskultur passen. Dann können Unternehmen von der höheren Motivation profitieren, die ein selbstbestimmter Mitarbeiter mitbringt und von besser organisierten, einfacheren und effizienteren Prozessen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Noch immer sind zahlreiche Arbeitsplätze nicht so flexibel, wie sie es sei könnten. Woran liegen Ihrer Ansicht nach die Hemmschuhe bei der Einführung?
Nösse:
Dies ist ein sehr komplexes Thema und es betrifft alle drei genannten Dimensionen. Vorneweg aber: Die Kosten sind mit Sicherheit kein Grund, auf diese innovativen Lösungen zu verzichten, die Investitionen sind überschaubar und in der Regel Ersatzinvestitionen. Sehr oft scheitert hingegen die optimale Umsetzung immer noch an der Technik, etwa bei fehlender Verfügbarkeit von Bandbreite. Aber auch das mangelhafte Zusammenspiel der technischen Komponenten verhindert, dass das mobile Arbeiten reibungslos funktioniert und Spaß macht. Hier braucht es Standards, aufeinander abgestimmte Devices vom Tablet mit Headset über das Betriebssystem bis hin zur Firewall.

Weshalb der „Modern Workplace“ noch nicht so funktioniert, wie er könnte, liegt aber auch am Faktor Mensch: Mangelndes Vertrauen in technische Lösungen und auch in neue Formen der Zusammenarbeit können ein großes Hindernis sein.

Einige Kritiker befürchten, dass der menschliche Kontakt zu den Kollegen verloren geht, wenn UCC-Technologien Einzug halten – andere, dass die Mitarbeiter sich „aufreiben“, da sie glauben, ständig erreichbar sein zu müssen. Welche Strategien können Unternehmen anwenden, um UCC für alle Seiten mehrwertig zu gestalten?
Nösse:
Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen mit modernen Technologien ist nicht nur eine technische, sondern viel mehr eine kulturelle Herausforderung. UCC-Technologien sind dabei im Grunde lediglich eine technische Unterstützung, die Kommunikation zu vereinfachen und transparenter für alle zu machen.

Bereits mit der Einführung von E-Mail und den Smartphones hat sich die Arbeitswelt grundlegend und irreversibel verändert. Dabei hat sich über alle Generationen hinweg eine gewisse Kompetenz für die „digitale Zusammenarbeit“ entwickelt. Eine gute Unternehmenskultur pflegt einen bewussten und respektvollen Umgang mit den Ressourcen der Mitarbeiter. Wenn ich als Chef auch im Urlaub immer direkt in die Kommunikation eingreife, strahle ich eine Erwartungshaltung aus, die sich früher oder später im gesamten System widerspiegelt. Hier sind klare Regeln und eine vorgelebte „Hygiene“ auch von der Führungsebene her gefragt.

Wie sieht der Arbeitsplatz im Jahr 2030 aus? Können Sie je ein Beispiel für eine Technologie nennen, die bis dahin vielleicht obsolet ist? Welche technologische Neuerung könnte sich dauerhaft durchsetzen?
Nösse:
Ich kann mir vorstellen, dass die Kommunikation professioneller im Sinne von „präziser“ sein wird. Das heißt, wir nutzen effizientere Tools und gehen bewusster damit um, in dem wir zielgenau Informationen mit den relevanten Mitarbeitern themenbezogen teilen und E-Mails mit der CC-Funktion keine so große Rolle mehr spielen werden. Microsoft Teams könnte so ein zentrales Tool werden, mit dem die gesamte Kommunikation themenbezogen organisiert wird, alle Dateien in der Mitte liegen, gleichzeitig bearbeitet werden können und der Arbeitsverlauf für alle beteiligten transparent ist. Diese Vorteile hat die klassische Mailkommunikation nicht und wird deshalb zurückgedrängt. Dieser Prozess wird zunächst unternehmensintern und besonders in der projektbezogenen Arbeit stattfinden.

Für Routinetätigkeiten im Büroalltag wird KI nach und nach eine größere Rolle spielen. Diese Unterstützung empfinden Mitarbeiter aus meiner Erfahrung eher als angenehm und nicht als Bedrohung. Ich persönlich finde es ganz praktisch, wenn Outlook bei der Sortierung von E-Mails den richtigen Archivordner vorschlägt, weil das System gelernt hat, dass Post bestimmter Absender immer in den gleichen Ordner kommt. Unterm Strich wird es wohl so sein wie immer: Wenn wir in 2030 zurückschauen, werden wir sehen, dass vieles einfacher geworden ist als heute und die Veränderung eigentlich gar nicht wehgetan hat.

Bildquelle: Nösse IT

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