Mobile betriebswirtschaftliche Lösungen

Verführerische Flexibilität dank Mobilität

Es gibt Prozesse, die müssen heutzutage einfach auch mobil abgebildet werden können, damit ein Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt. Andere Prozesse eignen sich weniger für die Abwicklung per Smartphone, Tablet & Co. Ein Blick in die Praxis.

Key Accounter auf Kundenbesuch, Berater auf der Messe, Geschäftsführer zwischen zwei Terminen auf dem Flughafen oder Mitarbeiter im Home Office: Mobile Lösungen kennen heute kaum noch Grenzen. Im Grunde können alle Unternehmensprozesse, die nicht an einen festen Ort gebunden sind, vom Thema „Mobility“ profitieren und mobil abgebildet werden. Bereits seit einigen Jahren kommen hierzu Geräte wie Handhelds, PDAs oder Notebooks zum Einsatz. „Mit Smartphones und Tablets stehen aber nun auch neue Technologien mit ganz ureigenen Stärken zur Verfügung“, bemerkt Herbert Feuchtinger, Vice President Consulting & Support von IFS Europe Central. Zustimmung erhält er von Dirk Cosmar, Director Technology bei Queospark: „Die (Unternehmens-)Welt digitalisiert und vernetzt sich immer mehr und mobile Endgeräte sind der Schlüssel dazu.“

Doch welche Lösungen sind in mobiler Variante besonders gefragt? „Ganz oben auf der Beliebtheitsskala stehen vor allem die Geschäftsbereiche, die per se nicht unmittelbar an den klassischen Schreibtisch gebunden sind, beispielsweise die Lagerwirtschaft“, weiß Christian Leopoldseder, Vice President Operations bei Asseco Solutions. „Hier ermöglichen Mobillösungen ein unmittelbares Ein- und Auslagern von Waren oder führen die Kollegen bei Bedarf zu den gewünschten Lagerplätzen.“ Aber auch der Service-Bereich mit seinen Außendienstmitarbeitern eigne sich hervorragend: Mit einer Mobillösung können Service-Techniker ihre Einsätze planen und koordinieren, können ihre Arbeit unmittelbar vor Ort beim Kunden dokumentieren, per Fingertipp die Verfügbarkeit eines Ersatzteils abfragen und eine entsprechende Lieferung veranlassen – „und dies alles ohne zeitaufwändige Rücksprache mit dem Innendienst“, betont Ralf Riethmüller, Leiter Technologie und IT bei Kumavision.

„Pegelstand“ stets im Blick

Ferner stehen auch Customer-Relationship-Management-Anwendungen (CRM) im Fokus, denn diese können Mitarbeiter bei Kundenterminen nutzen, um auf die gesamte Historie zuzugreifen und Auftragsdaten von unterwegs zu übermitteln. Nicht zuletzt sind auch Business-Software-Lösungen wie Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) als Mobilvariante beliebt, „da sie das Herzstück der betrieblichen Anwendungslandschaft bilden und die Kernprozesse eines Unternehmens integriert unterstützen“, erklärt Herbert Feuchtinger. Mit entsprechenden Dashboards können sie dem Management außerdem immer den aktuellen „Pegelstand“ liefern.

„In manchen Bereichen, beispielsweise im Lager, lassen sich komplett alle Prozesse wie Wareneingang, Kommissionierung und Inventur abdecken. In anderen Bereichen, z.B. Finanzbuchhaltung, sind nur einzelne Prozesse sinnvoll mobil nutzbar, etwa Reisekostenabrechnungen oder Dashboards für Auswertungen.“ Christian Leopoldseder, Asseco

Bereiche wie Dokumenten-Management (DMS) werden laut Christian Leopoldseder deutlich weniger nachgefragt: „Hier folgen derzeit viele dem Trend, externe Dokumente auf ohnehin allgemein zugänglichen Plattformen wie Youtube zur Verfügung zu stellen.“ Ebenfalls gering ist die Nachfrage bei klassischen Innendienstaufgaben wie der Finanzbuchhaltung, meint Ralf Riethmüller. Und Business Intelligence (BI) gestaltet sich wiederum schwierig, da die Darstellung auf einem Smartphone nur suboptimal möglich ist. Nicht zuletzt ist es besonders schwierig, komplexe Prozesse mit vielen Handlungsvarianten abzubilden. „Diese auf eine mobile Plattform zu bringen, gestaltet sich häufig schwierig und das Ergebnis ist in vielen Fällen bedingt zufriedenstellend“, bestätigt Leopoldseder.

Möchte man eine mobile Lösung einführen, muss man sich auf jeden Fall zuerst über die eigenen Unternehmensprozesse im Klaren sein. Das klingt trivial, doch „in vielen Fällen ist die Definition der eigenen Prozesse der notwendigste erste Schritt“, erklärt der Vice President Operations von Asseco. Hier sollte man sich u.a. folgende Fragen stellen: Was ist die richtige Hard- und Software? Wie wird diese in bestehende Systeme integriert? Welche Prozesse müssen in Bezug auf App-Verwaltung oder System-Updates reglementiert werden, um Sicherheitslücken zu vermeiden? Anschließend sollte man in einem überschaubaren Rahmen beginnen.

Ein ganz entscheidender Aspekt dabei ist die Nutzerakzeptanz. Ist sie gering, werden die Mitarbeiter ihre etablierten Verhaltensweisen beibehalten. „Deshalb müssen sie von Anfang an so involviert werden, dass sie selbst ihre individuellen Vorteile identifizieren können und damit positiv gegenüber der mobilen Anwendung eingestellt sind“, betont Herbert Feuchtinger. Ein weiterer Stolperstein sind Integrationsprobleme, etwa wenn die eingesetzte ERP- oder CRM-Lösung keine mobilen Clients für Smartphones, Tablets und Notebooks mitbringt. Dann sind nämlich gleichermaßen kostenintensive wie zeitauf-wändige Sonderlösungen gefragt.

Rugged oder Consumer Device?

Welche Devices für ein Unternehmen die richtigen sind, zählt zu den wichtigsten Fragen bei der Entwicklung einer Mobility-Strategie. Die Anforderungen an die Geräte und ihre Betriebssysteme ergeben sich aus ihrem Nutzungskontext.  „Grundsätzlich gibt es vermutlich kein absolut perfektes mobiles Device auf dem Markt, das allen Wünschen und Anforderungen eines Unternehmens gerecht wird“, meint Feuchtinger.

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„Entscheidend ist immer das konkrete Szenario“, wirft Ralf Riethmüller ein. Ein Beispiel: Im Verkaufsgespräch bildet ein aufgeklappter Laptop eine Mauer zwischen Kunde und Verkäufer, die unnötige Distanz aufbaut. Der Einsatz von Tablets würde hier nicht nur einen gemeinsamen Blick auf das Display, sondern auch direkten Blickkontakt ermöglichen. „In den meisten Fällen sind Smartphones und Tablets die beste Wahl“, ist sich Dirk Cosmar von Queospark sicher. Bei der Frage, ob die Geräte mit Android, iOS oder Windows Mobile betrieben werden, entscheide hauptsächlich die IT-Administration. In einigen Fällen werden sicherlich Spezialgeräte mit besonderen Anforderungen an Funktionalität oder Robustheit zum Einsatz kommen – Stichwort „Rugged Devices“. Mobile Geräte, die etwa im Lager oder direkt in der Fertigung genutzt werden, sind natürlich deutlich höheren Belastungen ausgesetzt als beispielsweise jene, die lediglich im Vertrieb genutzt werden. Rugged Devices bieten hier durch ihre Robustheit den Vorteil, auch jenen widrigen Umgebungseinflüssen wie Staub, Feuchtigkeit und Temperaturschwankungen über lange Zeit hinweg standzuhalten.

An Altbewährtem festhalten

Was das eine oder andere Unternehmen noch häufig davon abhält, auf mobile betriebswirtschaftliche Anwendungen zu vertrauen, ist u.a. die Investition in die Mobilgeräte, deren Einführung und alle damit verbundenen Folgekosten. Das darf nicht unterschätzt werden. Ein guter Unternehmer wird kritisch prüfen, ob und ab wann es sich rechnet, mobile Lösungen einzuführen. Denn zugleich bedeutet dies auch eine Veränderung – „und es ist nur menschlich, an Altbewährtem festzuhalten“, meint Dirk Cosmar.

Wenn Mitarbeiter gleichzeitig mobil und stationär arbeiten wollen, bekommen sie es heute häufig mit zwei unterschiedlichen Benutzeroberflächen zu tun. Das könnte zudem einen erhöhten Schulungsaufwand bedeuten, was manche Unternehmen abschreckt. Außerdem stellt die zentrale Verwaltung der mobilen Devices eine Herausforderung dar. Schließlich wollen private und dienstliche Daten sauber voneinander getrennt sein.

Apropos „Daten“: Deren Sicherheit bzw. ein möglicher Kontrollverlust sind weitere Gründe, warum das eine oder andere Unternehmen noch nicht auf mobile Lösungen vertraut. Mobile Endgeräte lassen sich schließlich überall mit hinnehmen, unterwegs verlieren oder gar stehlen. Gelangt ein Firmengerät in die falschen Hände, besitzt im schlimmsten Fall eine nicht-autorisierte Person Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk – „und damit vielleicht auf Kundendaten, vertrauliche Projektinformationen oder geistiges Eigentum“, zählt Christian Leopoldseder auf. Deshalb ist Datensicherheit eine zwingende Voraussetzung für mobile Anwendungen. Erstens müssen Daten verschlüsselt übertragen werden. Zweitens muss sichergestellt sein, dass bei Verlust oder Diebstahl nicht auf im Device gespeicherte Daten bzw. Programme zugegriffen werden kann. Und „drittens muss der IT-Administrator in der Lage sein, ein Device aus der Ferne komplett zu sperren oder zurückzusetzen“, betont Ralf Riethmüller.

Rund um die Uhr verfügbar

Ein nicht zu verachtender Aspekt der Mobilität ist auch die „ständige Verfügbarkeit“. Inwieweit diese wohl negative Auswirkungen auf die Mitarbeiter hat? „Ist mit der ständigen Verfügbarkeit die Erwartung verbunden, dass der Mitarbeiter auch in seiner Freizeit dauernd reagieren muss, wird das sehr schnell nicht nur zu Frust, sondern auch zu Stresssymptomen und Unzufriedenheit führen“, meint Dirk Cosmar. Wenn Mitarbeiter im wahrsten Sinne des Wortes nicht abschalten können, fehlt Zeit zur Erholung. Studien sollen sogar zeigen, dass dieses „rund um die Uhr verfügbar sein“ ernsthaft gesundheitliche Schäden verursachen kann.

„Arbeitnehmern sollte bewusst sein, dass das bloße Vorhandensein der technischen Möglichkeit nicht automatisch bedeutet, dass auf jeden Anruf oder jede eingehende E-Mail sofort reagiert werden muss.“ Herbert Feuchtinger, IFS

Was ist also zu tun? Hier geht es weniger um Kompromisse, sondern um klar definierte Erwartungshaltungen, die idealerweise auch individuell geregelt werden können. Denn der eine trennt stark zwischen Arbeit und Freizeit – in diesen Fällen sollte dies auch der Chef beherzigen. Der andere benötigt Flexibilität, weil er vielleicht nachmittags in die Kita muss und dafür lieber nochmals abends seine E-Mails aufarbeitet. „In kleineren Unternehmen regelt sich das meist im Miteinander“, berichtet Dirk Cosmar, „in Konzernen ist das häufig strikt geregelt und teilweise wie bei Volkswagen technisch reglementiert.“ Denn dort werde z.B. das E-Mail-Postfach nach Feierabend gesperrt. Und Christian Leopoldseder betont abschließend: „Bei aller verführerischen Flexibilität sollte man sich eine zentrale Funktionalität mobiler Geräte immer wieder in Erinnerung rufen: Sie lassen sich hin und wieder auch ausschalten.“


Bildquelle: Thinkstock/ iStock

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