„Viele wollen die Zügel nicht aus der Hand geben“

MOB: Herr Reimers, wie gestaltet sich die aktuelle Bereitschaft der Mitarbeiter, berufliche Ausgaben vorzustrecken?
Reimers: Generell haben die meisten Mitarbeiter kein Problem damit, kleinere Auslagen, etwa für ein Geschäftsessen, vorzustrecken – wenn die Rückerstattung klipp und klar geregelt ist. Und hier beginnen die Probleme, denn oft sind die Regelungen in den Unternehmen sehr vage. Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir eine Umfrage unter 2.000 Angestellten kleiner und mittelständischer Unternehmen in Deutschland durchgeführt. Leider ist eines der zentralen Ergebnisse, dass Auslagen und deren Rückerstattung für einen hohen psychischen Druck sorgen, speziell bei jüngeren Menschen.

Über die Hälfte der Befragten gab beispielsweise an, einige Auslagen, die sie für die Firma auslegen, gar nicht erst einzureichen – aus Angst, pedantisch zu wirken. Außerdem sind 40 Prozent der Umfrageteilnehmer bei Auslagen oft besorgt, dass sie ihr Geld am Ende nicht zurückkriegen, weil sie unsicher sind, ob die Auslage überhaupt erstattungsfähig ist. Und oft ist dieser Zwiespalt mit einem Gespräch mit der Führungsetage nicht ausgeräumt. Denn jeder zweite Angestellte sagt, dass Manager bei Meinungsverschiedenheiten zu Erstattungen eher keine Politik der offenen Tür verfolgen und intransparent bzw. unnahbar agieren.

Dieser psychologische Druck ist gerade in der derzeitigen wirtschaftlichen Lage ein enormes Problem: 44 Prozent der Befragten verzichten auf Erstattungen, um dem Stress zu entgehen. Und 38 Prozent sind aufgrund der derzeit steigenden Lebenskosten umso besorgter, Firmeneinkäufe aus der eigenen Tasche zu tätigen. Schlimmer noch: Zehn Prozent der jungen und damit eher unerfahrenen, unsichereren Angestellten konnten bereits private Rechnungen nicht bezahlen, weil sie Auslagen entweder nicht erstattet bekommen oder nicht eingereicht haben.

MOB: Welchen Einfluss hat dies auf die Agilität am (Remote-)Arbeitsplatz?
Reimers: Die Agilität leidet unter dieser Auslagenunklarheit enorm – und zwar auf Seiten der Mitarbeiter wie auch innerhalb des gesamten Unternehmens. Denn die Belegschaft verzögert aufgrund der mangelnden Auslagenrichtlinien wichtige Einkäufe, sie reichen Rechnungen erst verspätet ein und Auslagen werden erst nach langer Zeit oder manchmal gar nicht ausgezahlt.

Und das ist auch für die Unternehmen ein enormes Problem. In Boom-Perioden wie in Krisenzeiten sind vollständige, jederzeit aktuelle und ausführliche Finanzdaten enorm wichtig. Entscheider treffen auf ihrer Basis Budgetentscheidungen, tätigen Investments, beschließen oder vertagen Projekte, behalten ihren Cashflow und die Gesundheit der Firma im Auge. Diese Finanzdaten werden aber aufgrund der tagtäglichen Probleme beim Auslagen-Management negativ beeinflusst. Immerhin gestand in unserer Umfrage jedes dritte Unternehmen, dass es Monat für Monat zu spät die Belege von Spesenausgaben erhält und diesen hinterherrennen muss. Weitere 20 Prozent der Finanzteams bekräftigen, dass sich das negativ auf ihre Möglichkeiten auswirkt, ihren Job effizient auszuführen.

MOB: Wie lässt sich der Umgang mit beruflichen Auslagen und damit letztendlich auch Remote Work attraktiver gestalten?
Reimers: Wichtig ist, den Mitarbeitern einen klaren Rahmen zu schaffen. Jedes Teammitglied muss wissen: „Das ist erstattungsfähig, das sind meine Ausgabenlimits, das sind die Fristen, die ich einhalten muss, so funktioniert die Erstattung.“ Und in diesem abgesteckten Rahmen müssen die Kollegen ermächtigt werden, sich frei zu bewegen. Sprich: Unternehmen müssen die Spielregeln festlegen und ihren Angestellten dann Vertrauen, dass sie diese einhalten.

Dafür ist es zunächst wichtig, eine wasserdichte Ausgabenrichtlinie zu schaffen – eben jenen Rahmen. In diese kommen Vorgaben zur Buchung von Unterkünften, etwa auf Geschäftsreisen, für die Verpflegung und Mahlzeiten, Reisen, zum Einkauf von Materialien für das Homeoffice und für Geschenke. Das ist nicht nur für Mitarbeiter wichtig, sondern auch für die Entscheider und Finanzteams. Denn oft können etwa Ausgaben für Mahlzeiten, das Homeoffice oder Kundengeschenke bis zu einem gewissen Betrag steuerlich abgesetzt werden.

Steht dieser Rahmen, bietet es sich beispielsweise an, den Angestellten Firmenkarten zu besorgen. Diese können mit einem individuell festlegbaren Ausgabenlimit versehen werden. Mitarbeiter tätigen mittels dieser Karten Firmeneinkäufe und die Rechnungen landen automatisiert und unverzüglich im Buchhaltungssystem. Zum einen erhalten Mitarbeiter somit das Vertrauen, sich im Rahmen der Spielregeln frei und ohne Sorgen zu bewegen, zum anderen kann das Finanzteam jene Auslagen fehlerfrei, direkt und digital bearbeiten. Und für den Fall der Fälle lassen sich Auslagen so natürlich auch nochmal einfacher kontrollieren.

Doch selbst wenn ein Unternehmen seinen Angestellten keine Firmenkarten zur Verfügung stellen möchte, sollte das Auslagen- und Erstattungssystem so weit wie möglich digitalisiert und vereinfacht werden. Heutzutage gibt es viele Anbieter und Apps, über die Fotos von Rechnungen eingereicht und sofort digitalisiert und bearbeitet werden können. Je einfacher die Auslagen funktionieren, desto schneller und vollständiger werden Rechnungen eingereicht und können bearbeitet werden.

MOB: Welche Stolpersteine bringt die Umstellung auf ein digitales Ausgaben-Management mit sich?
Reimers: Es beginnt mit der Akzeptanz: nicht nur auf Mitarbeiterseite, sondern auch bei den Entscheidern. Viele wollen die Zügel nicht aus der Hand geben und digitale Spesen-Tools oder gar Firmenkarten bedeuten für sie, dass sie nicht mehr die volle Kontrolle über Auslagen haben. Doch es geht gar nicht so sehr um Kontrolle, sondern darum, den Mitarbeitern zu vertrauen und sie zur Eigenständigkeit zu ermächtigen – und darum, dass der jetzige Status quo für die Unternehmensfinanzen, den Cashflow und die Zufriedenheit der Mitarbeiter noch problematischer ist.

Dies ist ein Artikel aus unserer Online-Ausgabe 11-12/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo der Print-Ausgabe.

Eine weitere wichtige Frage ist: Wer nutzt letzten Endes das Tool? Viele Führungskräfte sehen die Anschaffung der Software nur aus ihrer Perspektive und treffen die Entscheidungen auf Basis ihrer eigenen Bedürfnisse. Doch die Zielstellung sollte vielmehr lauten: Wie motiviere ich meine Mitarbeiter, schneller und sauberer mit Auslagen umzugehen? Dementsprechend müssen ihre Bedürfnisse bei der Anschaffung eines digitalen Ausgaben-Managements berücksichtigt werden. Nur dann ist die Akzeptanz im Team hoch genug und das Tool wird genutzt.

Bildquelle: Pleo