Hat das Zukunft?

Warum mobiles Arbeiten Angst macht

„Die größte Angst vieler Arbeitnehmer ist, dass ihre Arbeitszeit zunimmt, wenn sie nicht im Büro sitzen“, meint Dirk Pfefferle, Europachef von Citrix. Auch für Unternehmen sei das ein Albtraum – nicht nur wegen der gesetzlichen Bestimmungen, sondern auch, weil überarbeitete Kollegen keine Qualität mehr liefern und schneller das Unternehmen verlassen.

Dirk Pfefferle von Citrix

„Ständige Erreichbarkeit darf kein Ziel des mobilen Arbeitens sein“, betont Dirk Pfefferle, Europachef von Citrix.

Herr Pfefferle, warum rückt der Mobile Workspace in vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus? Warum wird die Idee immer populärer?
Pfefferle:
Mit der Globalisierung verfügen Unternehmen über eine breiter verteilte Belegschaft. Angestellte wechseln heute öfter zwischen Büros und Heimarbeitsplatz hin und her, entweder um sich das Pendeln zu ersparen, oder etwa weil sie mehr Zeit mit der Familie verbringen möchten. Dies schlägt sich auch in alternativen Arbeitsmodellen wie dem Results-Only-Work-Modell nieder, bei dem die Arbeitszeit weniger wichtig wird als die Ergebnisse. Auch Unternehmen profitieren von mobilen Mitarbeitern: In teuren Innenstädten muss weniger Büroraum angemietet werden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt. Die Work-Life-Balance kann so ebenfalls verbessert werden.

In welchen Branchen bzw. Bereichen kann der Wandel vom „normalen Arbeitsplatz“ zum virtuellen bzw. mobilen Workspace überhaupt vollzogen werden?
Pfefferle:
In so gut wie allen Branchen, in denen Menschen am PC arbeiten: Bei Finanzdienstleistern, in Agenturen, in IT-Unternehmen, Behörden und Mittelständlern. Gerade in unserer Dienstleistungsgesellschaft schwindet die Notwendigkeit, fest an einem bestimmten Büroplatz zu arbeiten.

Inwieweit sind mobile Arbeitsplatzprojekte in Deutschland schon konkret umgesetzt?
Pfefferle:
Viele deutsche Unternehmen und Behörden haben bereits mobile Arbeitsplätze eingerichtet und fördern auch etwa die Arbeit von zuhause. Die Stadtverwaltung Frankfurt am Main ist hier ein gutes Beispiel – sie wollte die Vereinbarkeit von Beruf und Familie voranbringen und setzt auf Desktop- und Anwendungsvirtualisierung für mehr als 2.000 Nutzer. Andere Beispiele sind Unternehmen aus der Finanzbranche wie die Südvers-Gruppe, aus der Produktion, dem Gesundheitswesen und vielen anderen Bereichen.

Wie sieht ein moderner Mobile Workspace heutzutage konkret aus? Aus welchen Komponenten setzt er sich zusammen?
Pfefferle:
Ein mobiler Workspace heute besteht klassisch aus der richtigen Hardware und Software. Ein Heimarbeitsplatz braucht einen ergonomischen Stuhl und Tisch, dazu Peripheriegeräte wie Maus und Tastatur. Man kann natürlich auch direkt am Laptop und auf der Couch arbeiten, doch davon würde ich aus mehreren Gründen abraten. Statt dem Bürotelefon nutzen viele Mitarbeiter schon länger Diensthandys oder eigene Geräte (BYOD). Hinzu kommt die passende Software: sichere virtuelle Desktop-Lösungen, die auf möglichst vielen Geräten und Betriebssystemen funktionieren und immer die gewohnten Apps schnell und einfach bereitstellen – so dass etwa die MS Office Suite auf dem Windows-Laptop genauso wie auf dem iPad läuft. Die dritte wichtige Komponente sind Lösungen zur Kollaboration (gemeinsame Arbeit an Dokumenten in der Cloud) sowie Videokonferenzsysteme wie Zoom und Chat-Plattformen wie Slack.

Welche Rolle spielt hierbei die Cloud?
Pfefferle:
Da mobile Arbeitnehmer nicht vor Ort über die Rechenleistung oder Server verfügen, die sie zum effizienten Arbeiten benötigen, gibt es keine Alternative zur Cloud – entweder als Public, Private oder Hybrid Cloud in Kombination mit dem Rechenzentrum des Unternehmens. Mit der Cloud können Unternehmen zudem flexibel genau die Leistung bereitstellen, die jetzt gerade benötigt wird – je nachdem, wie viele Mitarbeiter derzeit mobil unterwegs sind. Dank Cloud und virtualisierter Workspaces macht es keinen Unterschied mehr, von welchem Ort aus gearbeitet wird.

Welche mobilen Endgeräte eignen sich für einen Mobile Workspace – welche sind weniger sinnvoll?
Pfefferle:
Prinzipiell sind alle mobilen Endgeräte als Mobile Workspace einsetzbar – mit der richtigen Cloud-Lösung klappt es auf allen Geräten und Betriebssystemen. Trotzdem ist es hilfreich, wenn das Gerät eine Tastatur und eine Maus (oder Trackpad) besitzt – bei iPads oder anderen Mobilgeräten können diese Peripheriegeräte auch extern angeschlossen werden. Wichtig ist auch der Bildschirm. Er sollte, wenn möglich, größer als zehn Zoll sein, um die Augen nicht zu sehr zu ermüden – aber auch hier funktionieren externe Monitore sehr gut, sodass man in der Theorie auch vom Smartphone aus arbeiten kann.

Sollten Unternehmen auf Bring Your Own Device (BYOD) setzen oder ihren Mitarbeitern Firmengeräte zur Verfügung stellen?
Pfefferle:
Beide Ansätze bieten Vor- und Nachteile. Bei beiden ist es wichtig, eine Trennung zwischen Firmendaten und privaten Daten auf dem Gerät zu ermöglichen. Dazu dienen sogenanntes Sandboxing oder virtualisierte Umgebungen. Mit Citrix funktioniert diese Trennung auf eigenen Geräten ebenso wie auf Unternehmens-Hardware – so wird etwa nichts permanent auf dem Mobilgerät gespeichert. Damit kann nichts verloren gehen oder gestohlen werden, selbst wenn das Gerät abhandenkommt.

Welche generellen Herausforderungen und Stolpersteine bringen Mobile-Workspace-Konzepte mit sich?
Pfefferle:
Die größte Angst vieler Arbeitnehmer ist, dass ihre Arbeitszeit zunimmt, wenn sie nicht im Büro sitzen. Auch für Unternehmen ist das ein Albtraum – nicht nur wegen der gesetzlichen Bestimmungen, sondern auch, weil überarbeitete Kollegen keine Qualität mehr liefern und schneller das Unternehmen verlassen. Wichtig ist daher das richtige Arbeitszeitmodell zu finden; dabei sollten Unternehmen auf klar messbare und transparente Indikatoren setzen (KPI), anhand derer Mitarbeiter ihre Arbeitsleistung ausrichten können. Hinzu kommt die Herausforderung der Tools: Auf keinen Fall dürfen Unternehmen ihren Mitarbeitern die Arbeit erschweren, etwa weil der VPN-Tunnel nicht funktioniert und Mitarbeiter nicht an die Daten auf dem Unternehmensserver kommen. User Experience ist hier intern ebenso wichtig wie extern. Am besten fahren Unternehmen mit zuverlässigen Cloud-Lösungen. Diese sind dafür gemacht, schnell und einfach von überall genutzt zu werden, und auf allen Systemen zu laufen.

Was ist hinsichtlich Mobile Security und Access Management zu beachten?
Pfefferle:
Virtualisierte Umgebungen, in denen keine sensiblen Daten auf das Endgerät gespeichert werden, sparen Unternehmen Kopfzerbrechen. Alles bleibt in der sicheren Umgebung der eigenen Cloud oder des eigenen Rechenzentrums. Wichtig sind zudem granulare und rollenbasierte Identity-Management-Einstellungen.

Inwieweit wirken sich das „mobile Arbeiten“ und die damit oftmals einhergehende „ständige Erreichbarkeit“ auf die Psyche der Mitarbeiter aus (Stichwort: Work-Life-Balance)?
Pfefferle:
Ständige Erreichbarkeit darf kein Ziel des mobilen Arbeitens sein. Es geht vielmehr darum, selbst zu bestimmen, wann man erreichbar ist und wann nicht. Ein Umdenken in der Unternehmensführung tut dazu not. Es geht darum, die gesetzten Ziele zu erreichen, nicht länger um persönliche Anwesenheit im „Meat Space“. Achtet man auf die Beschränkung der Arbeit und passende persönliche KPIs, so kann die mobile Arbeit tatsächlich sehr gut für die Psyche sein. Mütter und Väter können mehr Zeit mit ihren Kindern verbringen, Kinder ihre Eltern besser pflegen, Pendler sparen sich den Stau und arbeiten entspannter, und auch mobilitätseingeschränkte Menschen können sich besser in die Arbeitswelt integrieren – und somit Teil einer größeren Gemeinschaft sein.

Welche Faktoren können dem Mobile Workspace einen „Strich durch die Rechnung“ machen?
Pfefferle:
Eine WG mit fünf Mitbewohnern… Aber im Ernst: Wenn Unternehmen an den Geräten oder der Software sparen, enden sie mit unzufriedenen Mitarbeitern, deren langsame Verbindungen sie schlechtere Arbeit machen lassen. Zudem ist es wichtig, dass Manager ihren Mitarbeitern vertrauen, auch ohne sie jeden Tag zu sehen. Andersherum müssen sich Mitarbeiter auch regelmäßig melden und an Video-Calls teilnehmen, sonst geht das Konzept nicht auf.

Zahlt sich ein Umdenken Ihrer Ansicht nach wirklich aus?
Pfefferle:
Auf jeden Fall. Crisp Research beziffert das Potential des Digital Workplace für die deutsche Volkswirtschaft auf 84,2 Mrd. Euro. 77 Mrd. stammen von steigender Produktivität, wenn Mitarbeiter die Arbeitszeit besser und flexibler nutzen können. Sieben Mrd. können wir einsparen durch weniger Stau, weniger Pendler und die damit verbundenen Auswirkungen. Für Unternehmen mit 1.200 IT-Arbeitsplätzen ergab die Studie von Crisp Research ein gesamtes Einsparungspotential von 223.200 Euro pro Jahr. Durch steigende Produktivität stehen dem Unternehmen 3,4 Mio. Euro in Aussicht. Hinzu kommen unschätzbare Vorteile für die Umwelt und Gesundheit der Mitarbeiter, sowie messbar zufriedenere Menschen im Unternehmen.

Bildquelle: Citrix

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