Am modernen Arbeitsplatz

Warum UCC unverzichtbar ist

Im Interview erläutert Lena-Alice Nörthemann, Head of Group Unified Comms Propositon bei Damovo, warum ihrer Ansicht nach in der heutigen Zeit UCC-Lösungen unverzichtbar sind.

Lena-Alice Noerthemann, Head of Group Unified Comms Propositon bei Damovo

„Der Digital Workplace wird in vielen Unternehmen noch vorrangig bzw. ausschließlich als IT-Thema behandelt“, stellt Lena-Alice Nörthemann von Damovo fest.

Frau Nörthemann, inwieweit haben sich „Modern Workspaces“ bzw. „Digital Workspaces“ bereits in deutschen Unternehmen etabliert?
Lena-Alice Nörthemann:
Der „Digital Workplace“ ist von der Agenda deutscher Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Alle Unternehmen sind mitten in ihrer digitalen Transformation. Die Maßnahmen dazu können sich auf einzelne Prozesse im Unternehmen beziehen oder aber auch weitreichende Komplettumstellungen bedeuten. Sprechen wir über den Arbeitsplatz an sich und die Kommunikationsmöglichkeiten, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, mit „Unified Communications & Collaboration“-Lösungen (UCC), ist meiner Meinung nach noch Nachholbedarf in deutschen Unternehmen. Einzelne Elemente von UCC sind in so gut wie jedem Unternehmen vorhanden. Aber nur wenige Anwender haben Zugriff auf eine vom Unternehmen gestützte Anwendung, die aktuelle Kommunikationsdienste am Arbeitsplatz und in der Mobilität bereitstellt und zusammenfasst. Eine ganzheitliche, in die Unternehmensapplikationen und Prozesse integrierte UCC-Lösung liegt meiner Einschätzung nach erst bei einem Verbreitungsgrad von zehn Prozent.

Worin sehen Sie die Treiber dieser Entwicklungen?
Nörthemann:
Auch im UCC-Umfeld treiben technologische Weiterentwicklungen vor allem aus der Cloud die Digitalisierung weiter voran. Neben den klassischen Funktionen wie Desktop-Sharing, Video und Präsenzmanagement werden Team-Collaboration-Tools immer beliebter und beanspruchen einen Platz neben der klassischen E-Mail-Kommunikation. Das Credo lautet, alle Informationen in einem Space, bestenfalls mit weiteren Produktivitäts-Tools und der Office-Umgebung und anderen Unternehmensapplikationen integriert. Bis dies allerdings nahtlos in das Unternehmensnetzwerk eingebunden ist und die Mitarbeiter intuitiv eine User Experience erleben, die sie begeistert, ist noch ein Weg zu gehen.

Wenn von einem Digital Workspace die Rede ist, erscheinen vor dem inneren Auge Bilder eines futuristischen Büros mit holografischen Bildschirmen. Doch wie sieht die Realität aus? Wie gestaltet sich ein Modern Workspace anno 2019?
Nörthemann:
Das ist leider im Unternehmensalltag noch Science-Fiction. Die Frage, die sich aber auch stellt, ist, was ist Wunschgedanke und wo sehen wir einen klaren Mehrwert für unseren Arbeitsplatz? Ein Modern Workplace anno 2019 zeichnet sich für mich dadurch aus, dass dem Mitarbeiter, seinem Job entsprechend, die richtigen Arbeitsmittel und Zugang zu Unternehmensdaten zur Verfügung gestellt werden. Ein Vertriebsmitarbeiter muss in der Lage sein, auch von unterwegs aus effizient arbeiten zu können. Das Marketing benötigt Freiräume und eine kreative Arbeitsumgebung, z.B. Huddle Rooms mit Whiteboards, wo sie ihre Arbeitsergebnisse im Nachgang unmittelbar in den richtigen Collaboration-Raum pushen können. Wohingegen die Buchhaltung wiederum ganz andere Bedürfnisse an ihren Arbeitsplatz hat. Wenn ein Unternehmen das geschafft hat, ist es aus meiner Ansicht einem Digital Workplace mit echtem Mehrwert für die Mitarbeiter bereits sehr nah gekommen. In der Realität herrscht in den meisten Unternehmen noch viel Unsicherheit, aufgrund der Komplexität und Vielfalt der neuen Tools, die das Potential „Digital Workplace“ noch nicht voll ausschöpfen lässt.

Welche Tools und Features sind hier unverzichtbar und warum?
Nörthemann:
Unverzichtbar in der heutigen Zeit sind aus meiner Sicht UCC-Lösungen, die einem die Zusammenarbeit durch u.a. Video, Whiteboarding oder Desktop-Sharing erleichtern, in die Unternehmensapplikationen integriert sind und auch mobil genutzt werden können. Auch wenn jedes Unternehmen andere Anforderungen an seine Arbeitsweisen und Kommunikation stellt, sind diese Tools unverzichtbar, denn die jüngeren Generationen bringen ihre Erwartungshaltung an die Arbeitswelt aus ihrem privaten digitalen Umfeld mit. Hier sind die Unternehmen gezwungen, ein modernes Arbeitsumfeld zu schaffen, wenn sie junge Talente an sich binden wollen.

Welche Rolle spielt hier Künstliche Intelligenz (KI)?
Nörthemann:
Ein zentraler Treiber der Digitalen Transformation wird KI sein. Grund für den Einzug kognitiver Systeme in Unternehmen ist der Informations-Overload, und die Datenmenge wächst exponentiell weiter. Im Gegensatz zur traditionellen IT können KI-Systeme Kontext verstehen, Hypothesen aufstellen und lernen. Dies wird ein elementarer Meilenstein in der Weiterentwicklung des Digital Workplace sein.

Ist digital gleich kompliziert? Mit welchem Aufwand (zeitlich, finanziell, personell) muss bei der Gestaltung eines modernen „Digital Workspaces“ gerechnet werden? Welche Schritte sind nötig?
Nörthemann:
„One size fits all“ funktioniert nicht, wenn es um die Modernisierung der Kommunikationsumgebung geht, und daher ist eine Pauschalaufwandsaussage nicht seriös. Aus unserer Erfahrung kann ein solches Projekt erfolgreich umgesetzt werden, wenn folgende vier Stufen durchlaufen werden: Ein initialer Workshop ermöglicht die Klärung und Dokumentation wichtiger Fragestellungen für alle Beteiligten. Die aktuelle Prozesslandschaft, die vorhandenen IT-Infrastruktur sowie ein VoIP-Readiness-Check stehen hier im Vordergrund. Wenn sich UCC-Anwendungen nicht nahtlos miteinander und in die bestehende IT-Systemarchitektur integrieren lassen, entsteht ein technologischer Wildwuchs, der unbedingt verhindert werden sollte. Im nächsten Schritt erfolgt der Proof of Concept. Hier gilt es, die neue Kommunikationslösung in der Praxis zu testen. In dieser Phase können Optimierungspotenziale am pilotierten System erkannt werden, die dann in die Planung für die Projektumsetzung mit einfließen. Im dritten Schritt nach erfolgreicher Implementierung der Lösung ist im letzten Schritt die Schulung der Mitarbeiter ein wichtiger Baustein, um die neue Arbeitsplatzumgebung schnell und effektiv in den Arbeitsalltag einzugliedern. Darüber hinaus sollte z.B. auch die Messung der Zufriedenheit als kontinuierlicher Verbesserungsprozess Bestandteil einer erfolgreichen Einführung sein. Die Employee Experience sollte als Erfolgsfaktor im Modernisierungsprojekt nicht unterschätzt werden. Heutzutage sind nicht mehr nur neue Funktionen, sondern vor allem die Usability für die Mitarbeiter von Bedeutung. Digitale Transformation bedeutet nicht nur eine Veränderung der Technologie, sondern auch eine Veränderung von Arbeitsplatz und Arbeitsweise.

Wer zeichnet hier i.d.R. für die Gestaltung neuer Arbeitsweisen verantwortlich?
Nörthemann:
Der „Digital Workplace“ wird in vielen Unternehmen noch vorrangig bzw. ausschließlich als IT-Thema behandelt. Dies ist zwar auf den ersten Blick nachvollziehbar, doch kann die erwünschte Vielfalt bei der Bereitstellung digitaler Werkzeuge am Arbeitsplatz leicht ins Chaos führen, wenn diese nicht aus einer reifen IT-Organisation heraus durch ein geeignetes Design- und Service-Konzept unterstützt wird. Allerdings ist der „Digital Workplace“ kein abgrenzbares IT-Projekt, sondern integraler Bestandteil eines umfassenden Transformationsvorhabens, in dessen Zuge die „Employee Experience“ verbessert sowie neue, zeitgemäße Arbeitsweisen implementiert werden – Stichwort „New Work“. Diese Ziele lassen sich nur erfolgreich einlösen, wenn Organisation, Führung, Raumgestaltung und Technologie optimal aufeinander abgestimmt sind.

Woran hapert es oftmals bei der Umsetzung?
Nörthemann:
Digitale Transformation bedeutet nicht nur eine Veränderung der Technologie, sondern auch eine Veränderung von Arbeitsplatz und Arbeitsweise. Akzeptanz-Management spielt bei der Einführung und Nutzung einer neuen UCC-Lösung eine erfolgsentscheidende Rolle. Wie lange es dauert und wieviel Schulung es braucht, bis sich eine Bürokultur verändert, wird oft unterschätzt.

Welchen Einfluss übt an dieser Stelle die Erstellung eines entsprechenden Sicherheitskonzeptes aus, wenn alles digital und mobil ist?
Nörthemann:
Die Verantwortlichen müssen – vereinfacht gesprochen – darauf achten, dass die Grundwerte der IT-Sicherheit (Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit) und beim Thema Datenschutz die informelle Selbstbestimmung des Einzelnen nicht unberücksichtigt, unzulänglich betrachtet oder verletzt werden. Diese Parameter müssen z.B. mit der Einführung einer neuen Anwendung oder einer technischen Lösung immer wieder hinterfragt und die festgelegten Anforderungen kontinuierlich mit der Ist-Situation abgeglichen werden. Die mobile Kommunikation ist mit Blick auf das Thema Sicherheit eine große Herausforderung, da hier heute übliche Bedrohungen (z.B. Malware), der Mobilität und den Geräten geschuldete Herausforderungen (z.B. Diebstahl, einfache Installation von beliebigen Anwendungen, permanent Online, beliebige Umgebungen) und die Diversität der Anwendung (z.B. Collaboration, Remote-Zugriff) berücksichtigt werden müssen. Nur wenn ein Sicherheitskonzept im entsprechenden Lösungskontext die Bedrohungspotenziale ganzheitlich identifiziert, die Risiken richtig bewertet und entsprechende technische und nicht-technische Maßnahmen benennt, können mobile Endgeräte und mobile Workplaces sicher in die bestehende Kommunikationsinfrastruktur eingebunden werden.

Welche drei Tipps würden Sie Unternehmen mit auf den Weg geben, die ihren Mitarbeitern in Zukunft einen modernen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen möchten?
Nörthemann:
1. Entwickeln Sie dedizierte Use Cases! Es gibt keinen Standard, der alle Mitarbeitergruppen im Unternehmen zufriedenstellt. Wie müssen UCC-Lösungen gestaltet sein bzw. welche darauf aufbauenden Anwendungen sind notwendig, um Mitarbeiter im Sales, in der Produktion oder in der Produktentwicklung optimal zu unterstützen? Dies muss im Vorfeld betrachtet werden, um den Mehrwert für alle Mitarbeiter sicherzustellen.
2. Positionieren Sie den Digital Workplace als strategisches Projekt! Ohne die Unterstützung des Top-Managements lassen sich solche Initiativen nicht zum Erfolg bringen. Um aber die Unterstützung der Geschäftsführung zu gewinnen, muss das Projekt strategisch positioniert werden. Hierfür reicht es nicht aus, eine neue Kommunikationslösung nur nach dem Motto „Telefonie war gestern, Video ist heute“ zu bewerben.
3. Betrachten Sie den Digital Workplace als Change Initiative! Der Digital Workplace zielt im Kern darauf ab, neue Arbeitsweisen effektiv zu unterstützen. Dieses Vorhaben kann nur gelingen, wenn die mit dessen Gestaltung verbundenen Veränderungen von den Mitarbeitern akzeptiert und begrüßt werden. Maßnahmen, um die Akzeptanz der Mitarbeiter zu fördern, sind ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Bildquelle: Damovo

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