Wenn das Smartphone zum mobilen Schreibtisch wird

Das Umweltplanungsbüro von Dr. Klaus-Jürgen Maier beispielsweise erstellt ökologische Fachgutachten, nimmt arten- oder umweltschutzrechtliche Prüfungen vor und hat Stuttgart 21 ökologisch begleitet. Die Planung und Funktionskontrolle von Umweltschutzmaßnahmen, die Erfassung von geschützten Tier- und Pflanzenarten oder die umweltfachliche Kontrolle von Bauvorhaben gehören zum täglichen Business des Umweltbüros. Eine große Herausforderung liegt darin, die Ergebnisse aus der Arbeit in der Natur zeitgemäß und digital zu erfassen und verarbeiten.

In der Natur zuhause

Dr. Klaus-Jürgen Maier: „Unsere Arbeit findet in der Regel draußen statt und Büroarbeit wird deshalb oft als lästig empfunden. Problematisch ist auch, dass sich Zeitplanung und Aufgaben ständig verändern, etwa wegen der Wetterverhältnisse oder den Verzögerungen in einem Bau- oder Erschließungsprojekt.“ Zudem müsse man sich klar machen, dass man beispielsweise Fledermäuse nur in der Nacht beobachten, zählen und kartieren könne, die nachträglichen Dokumentationen aber tagsüber im Büro in das System eingepflegt werden müssen. Dr. Maier weiß, dass in diesen Situationen viele Überstunden anfallen und eine hohe Belastung vorherrscht. „Biologen haben regelmäßig ein Problem mit der Termintreue, denn die äußeren Faktoren gehen oft vor und die ebenfalls wichtigen administrativen Aufgaben landen dann hinten auf der Agenda“, sagt er.

Belastungsgrenze erreicht

Durch die zahlreichen Verschiebungen und die Tatsache, dass es sich um ein kleines Team handelt, waren die Belastungsgrenzen irgendwann erreicht. Hinzu kam, dass auch die Besprechungen und der Informationsaustausch untereinander nicht effektiv war. Man überlegte, was man ändern müsste, um von einer unbefriedigenden „Projektarbeit auf Zuruf“ wieder zu einem normalen Arbeitsrhythmus, erfolgreichen Projekten und einer exakten, zuverlässigen Dokumentation zu kommen.

Schnell war man sich einig, dass nur ein konsequenter Schritt in Richtung eines digitalen, mobil einsetzbaren Projektmanagement-Tools für Abhilfe sorgen kann. „Es ist immer schwierig, Gewohnheiten und Prozesse zu ändern“, weiß Maier und entscheidet sich deshalb für eine Lösung, die in Outlook integriert ist: Inloox.

Quick Wins überzeugen

Durch die Einführung der Software ergaben sich schnell konkrete Erleichterungen. Gerade bei der Abstimmung zu komplexen Projekten sind durch die Tatsache, dass die Daten jetzt ganz einfach über eine Schnittstelle ins System hochgeladen werden können und sofort allen Beteiligten zur Verfügung stehen, schnell positive Effekte zu beobachten. „Bei uns spielt das Smartphone als „mobiler Schreibtisch“ eine immer wichtigere Rolle“, erklärt der Umweltexperte. Etwa bei der umweltfachlichen Baubegleitung. Hier müssen oft festgestellte Sachverhalte mit Kollegen, Bauherr oder zuständigen Behörden geklärt werden. Das muss schnell gehen und gut dokumentiert sein, z.B. wenn Mitarbeiter auf Außenterminen sind und feststellen, dass Gefahr im Verzug ist. „Die Software macht es uns sehr einfach, unsere Daten, die wir mobil mit der Mobile App vor Ort in der Natur erhoben haben, zu speichern, mit den Kollegen zu teilen und die nächsten Schritte abzustimmen. Mails brauchen wir jetzt nicht mehr und das ist eine enorme Entlastung.“

Was früher aufwendig und kompliziert war, geht heute viel schneller und ist vor allem für alle im Projekt verfügbar. Früher wurden gleich nach Beobachtungen und Überwachungen oft die Überstunden abgefeiert und die Kollegen mussten mit der Auswertung warten, bis derjenige, der vor Ort die Daten erfasst hatte, wieder zurück ist. Jetzt ist alles direkt in Inloox angelegt und jeder hat Zugriff. Das spart Zeit, reduziert Missverständnisse und sorgt dadurch z.B. für eine bessere Kartierungsqualität.

Für Struktur sorgen

Nach der grundsätzlichen Einführung des mobilen Projektmanagements werden nach und nach neue Funktionen hinzugenommen: Aufgaben werden jetzt nach der Kanban-Methode strukturiert – ganz einfach via Smartphone. Das sorgt für die nötige Entlastung und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird oder verloren geht. Auch die Berichte und Dokumentationen werden überarbeitet, damit sie auch unterwegs leichter gehandhabt werden können, schließlich sind sie die Grundlage der Leistungsabrechnung.

Die Outlook-Integration ist für Dr. Maier der Dreh- und Angelpunkt seine mobilen Büros, weil sich E-Mails direkt im Projekt als Dokumente ablegen lassen. So befinden sich alle Projektdokumente und -informationen an einem Ort. Auf der Suche nach relevanten Informationen und angesichts von mehr als 1.000 Projekten die Umweltingenieure sich nicht mehr durch einen Wust von hunderten E-Mails durchzuarbeiten, sondern haben alles kompakt zusammen und immer mobilen Zugriff.

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