„Wir brauchen eine hybride Arbeitswelt“

MOB: Frau Hartmann, mit der Neuauflage des Infektionsschutzgesetzes Ende November 2021 ist u.a. auch die Homeoffice-Pflicht zurückgekehrt. Wie haben die Unternehmen hierzulande auf die Rückkehr reagiert?
Katrin Hartmann: Einige unserer Kunden haben die Chance zur Digitalisierung bereits zuvor ergriffen und waren dementsprechend vorbereitet auf die erneute Homeoffice-Pflicht. Andere Unternehmen hingegen trifft die Regelung genauso hart wie beim ersten Mal. In unseren Augen sind es zu viele. Gerade diesen möchten wir gerne helfen, sich trotz oder gerade aufgrund der Krise weiterzuentwickeln. Denn bei uns sind die Homeoffice-Möglichkeit und generell flexible Arbeitsmodelle bereits seit Jahrzehnten Normalität. Durch das Gesetz hat sich nicht viel geändert, außer dass die Möglichkeit derzeit eine Pflicht ist. Allerdings ist es durchaus eine Herausforderung, den gesetzlichen Vorgaben in der Corona-Krise gerecht zu werden – in großen Unternehmen mit verzweigten IT-Strukturen sind das insbesondere Themen wie sicheres, komfortables Homeoffice und Datenschutz.

MOB: Wie empfinden die Arbeitnehmer selbst die Homeoffice-Pflicht?
Hartmann: Da gibt es zwei Seiten: Die meisten haben sich im Homeoffice gut eingerichtet und Privat- mit Berufsleben friedlich verheiratet. Im Grunde will quasi niemand zur alten Struktur zurück. Doch auf der anderen Seite gehen Aspekte wie persönliche Nähe und die Fähigkeit, die vollständige Körpersprache meines Gegenübers lesen zu können, verloren.

MOB: Inwieweit hat sich der „ständige Wechsel“ zwischen Büro und Homeoffice in den letzten Monaten auf die Gesundheit der Arbeitnehmer ausgewirkt?
Hartmann: Bei uns gab es diesen Wechsel nicht. Dennoch hat die Pandemie starke Auswirkungen gehabt, die sich bei jedem Mitarbeiter anders ausdrücken. Da körperliche und gerade psychische Gesundheit bei uns bereits seit Langem Fokusthemen sind, haben wir unser „Mental Health & Wellbeing“-Angebot weiter ausgebaut. Dazu gehören tägliche freiwillige Sitzungen mit Sport und Fachvorträgen – beispielsweise zum Thema „gesunde Ernährung“ – oder psychologische Beratungen. Aktuell arbeiten wir daran, unsere Meetings gesünder zu gestalten: Ein kleiner Spaziergang zu Beginn zeigt den Kollegen, wo man sich gerade befindet. Beispielsweise saß eine Mitarbeiterin kürzlich in einem Panorama-Restaurant in Paris – da gab es viel zu bestaunen. Gleichzeitig möchten wir einen Meeting-freien Tag in der Woche einführen, um Meeting Fatigue vorzubeugen. Die Struktur ist auch wichtig, um effizient zu sein. Meetings, die über eine Stunde beanspruchen, haben wir teilweise auf 40 Minuten gekürzt, um Zeit zur Vor- oder Nachbereitung zu haben. Andere Angebote sind z.B. unsere 24/7-Hotline für Mitarbeiter, die – egal in welcher Lebenssituation – in Not geraten sind. Unser Programm „Critical Time Off“ gewährt Mitarbeitern unkompliziert eine Auszeit, wenn in ihrem Leben etwas ins Ungleichgewicht geraten ist. Besonders beliebt sind auch die zehn „Time2Give“-Tage im Jahr, an denen Mitarbeiter auf Wunsch ein soziales Projekt ihrer Wahl begleiten dürfen. Ein absolutes Highlight sind unsere firmenweiten „Day for me“: Weltweit bekommen alle Mitarbeiter zeitgleich einen Tag frei – für Wellbeing, Sport, Familie oder Freunde.

MOB: Was sind Ihrer Ansicht nach konkrete Nachteile beim vollständigen Arbeiten von daheim aus?
Hartmann: Ganz klar: die fehlenden persönlichen Kontakte mit den Kollegen und die Abgrenzung zum Privatleben. Aber abgesehen davon sind wir der Meinung, dass man von den Möglichkeiten und Freiheiten, die Hybrid Work bietet, nur profitieren kann.

MOB: Wie kann man auch im Homeoffice erholt und voller Energie durch den Tag kommen?
Hartmann: Wir wollen umfänglich für unsere Mitarbeiter da sein. Wir hören zu und reagieren individuell – schließlich ist jeder anders. Der eine braucht Sport, um abzuschalten, der nächste profitiert von einem Vortrag und der Dritte benötigt nur eine Pause, um sich aufzuladen. Daher geben wir unseren Mitarbeitern größtmögliche Flexibilität und Selbstbestimmung. Es ist eine Mischung aus Empowerment, dem Gefühl, dass wir für sie da sind, und unseren Angeboten, mit dem wir uns gegenseitig Energie schenken möchten, um schließlich Top-Leistungen zu erbringen.

MOB: Neben der Rückkehr der Homeoffice-Plicht wurde im November 2021 auch die 3G-Regel für den Arbeitsplatz eingeführt. Schließlich ist die Heimarbeit nicht in jedem Job möglich bzw. nicht jeder kann/möchte im Homeoffice arbeiten. Mit welchen Tools und Lösungen lässt sich der 3G-Status der Mitarbeiter bei Zutritt der Arbeitsstätte kontrollieren/dokumentieren?
Hartmann: Aus dem Meeting dazu komme ich gerade – ein sehr komplexes Thema! Es fängt damit an, Wege zu finden, wie alle Mitarbeiter, auch nicht geimpfte, sicher im Büro arbeiten können. Schließlich kann oder will nicht jeder ins Homeoffice. Wenn es dazu eine Lösung gibt, müssen wir entscheiden, wie wir die Ressourcen zur Kontrolle des Gesundheitszustands bereitstellen, also befugtes Personal, Technologie und Dokumentation. Zu Anfang hatten wir dafür eine Sicherheitsfirma. Mittlerweile haben wir einen – freiwilligen – automatischen Check-in über den Firmenausweis eingerichtet, auf den die Mitarbeiter per QR-Code ihren Freigabestatus einholen können.

MOB: Was sind noch häufige Stolpersteine bei der Zutrittskontrolle und digitalen Kontaktnachverfolgung in Unternehmen (z.B. mit sehr vielen Mitarbeitern)?
Hartmann: Allein in Deutschland hat jedes Bundesland andere Vorschriften und Lösungen, wie mit Corona umzugehen ist, was oft zu Missverständnissen und Unmut der Mitarbeiter führt. Und wir sind ein internationales Unternehmen, das erschwert die rasche Umsetzung lokaler Besonderheiten. Der administrative Aufwand ist enorm – aber sehr wichtig zum Schutz aller Mitarbeiter. Wir haben jetzt einen Prozess implementiert, der für alle einfach zu managen ist, und wir hoffen, dass keine weiteren Stolpersteine hinzukommen.

MOB: Inwieweit haben sich bereits hybride Arbeitsmodelle in deutschen Unternehmen etabliert?
Hartmann: Wir sehen, dass die meisten Unternehmen noch am Anfang stehen. Das gilt aber nicht für alle – einige haben bereits großartige Lösungen entwickelt und sich trotz oder gerade wegen der Krise völlig neu erfunden. Was uns jedoch erschreckt, sind Aussagen wie: „Nach Corona wird alles wieder ganz normal, wir gehen zurück in die Büros.“ Wir sehen das ganz anders: Wir wollen vielmehr die nächste Ebene erreichen, denn die Zukunft von Hybrid Work hat bereits begonnen. Jetzt geht es darum, Mitarbeitern noch mehr Flexibilität zu bieten, z.B. grenzübergreifend.

MOB: Welche Herausforderungen sind hierbei nach wie vor seitens der Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer zu meistern?
Hartmann: Legale Rahmenbedingungen zu schaffen, denn Deutschland ist nicht vorbereitet auf Hybrid Work. Dazu gehört nicht nur Technologie fürs Homeoffice, sondern es geht auch darum, eine flexible, selbstbestimmte Vertrauenskultur zu etablieren. Unsere Mitarbeiter sollen selbst entscheiden, wann, wo und wie sie arbeiten. In einer hybriden Welt müssen wir sie ganzheitlich unterstützen, egal in welcher Lebensphase jeder Einzelne sich befindet: Der eine kommt gerade erst von der Uni und möchte zwar Arbeitserfahrung sammeln, aber auch die Welt entdecken. Der andere steckt mitten in der Familienplanung. Der Nächste muss sich um seine pflegebedürftigen Eltern kümmern. Deswegen brauchen wir eine hybride Arbeitswelt mit flexiblen Modellen für alle Lebensphasen – Freiheit ist unheimlich wichtig für die Produktivität.

MOB: Wie muss der Arbeitsplatz anno 2022 gestaltet sein, damit sich die Mitarbeiter sicher und wohl fühlen?
Hartmann: Hybrid Work und flexible Arbeitsmodelle sind Business-Imperative. Wir möchten uns von flexibel zu noch flexibler steigern und gehen bereits den nächsten Schritt: Im Programm „Hybrid Work of the Future“ sollen Mitarbeiter mehrere Wochen im Jahr von überall auf der Welt arbeiten können. Daneben strukturieren wir unsere Büros neu, damit sie zu modernen Orten der Begegnung werden. Aus dem klassischen Arbeitsplatz mit „meinen Stiften“ entsteht das Arbeitsumfeld mit Wohlfühlcharakter. Speziell auf das Thema „Leadership“ werden wir uns fokussieren und unter dem Motto „Be in service of your employee“ („Stehe im Dienste deiner Mitarbeiter“) eine gemeinsam Reise mit unseren Führungskräften beginnen. Und wenn eines Tages die Cisco-Hologramm-Technologie alltagstauglich wird, ist auch das Problem mit der fehlenden Körpersprache ausgeräumt.

Bildquelle: Cisco