„Wir müssen alle das Beste aus der Situation machen“

MOB: Frau Riester, mit der Neuauflage des Infektionsschutzgesetzes Ende November 2021 ist u.a. auch die Homeoffice-Pflicht zurückgekehrt. Wie haben die Unternehmen hierzulande auf die Rückkehr reagiert?
Ute Riester: Die meisten Unternehmen haben auf die Wiedereinführung der Homeoffice-Pflicht recht souverän reagiert. Durch die Erfahrungen der vergangenen Monate waren sie diesmal wesentlich besser vorbereitet und konnten die Vorgaben mit deutlich geringerem Aufwand umsetzen. Die erneute Homeoffice-Pflicht kam aufgrund des andauernden Infektionsgeschehens auch nicht ganz unerwartet. Natürlich gibt es in manchen Unternehmen nach wie vor große Unsicherheiten und Frustration – das ist nur allzu verständlich. Bei unseren Kunden sehen wir aber, dass der Gesundheit und der optimalen Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter oberste Priorität eingeräumt werden.

MOB: Wie empfinden die Arbeitnehmer selbst die Homeoffice-Pflicht?
Riester: Die Möglichkeit, nicht mehr ausschließlich im Büro, sondern auch von zu Hause aus zu arbeiten, haben viele Beschäftigte als sehr vorteilhaft empfunden. Mit der Homeoffice-Pflicht fällt die Wahlmöglichkeit nun weg, denn wenn keine triftigen Gründe entgegenstehen, müssen Beschäftigte das Homeoffice-Angebot des Arbeitgebers annehmen. Auch wenn es immer auf die individuelle Situation ankommt und das Homeoffice nicht erste Wahl ist, haben die meisten Beschäftigten aber Verständnis für die Pflicht. Letztlich müssen wir alle das Beste aus der Situation machen.

MOB: Inwieweit hat sich der „ständige Wechsel“ zwischen Büro und Homeoffice in den letzten Monaten auf die Gesundheit der Arbeitnehmer ausgewirkt?
Riester: Grundsätzlich sind die Beschäftigten nach unserer Beobachtung mit der Wahlmöglichkeit und der flexiblen, selbstbestimmten Arbeitsweise sehr zufrieden. Umfragen und Studien zeigen, dass hybride Arbeitsformen bevorzugt und als Arbeitsmodell der Zukunft gesehen werden. Für Mitarbeiter, die auf die Flexibilität angewiesen sind, weil sie beispielsweise kein separates Arbeitszimmer mit entsprechender Ausstattung zuhause haben oder vom Homeoffice aus die Kinderbetreuung besser organisieren können, ist es dann ein großer Kraftakt, wenn sie keine Wahl mehr haben, wo sie arbeiten. Diese Fremdbestimmtheit kann dann deutlich an die Substanz gehen.

MOB: Was sind Ihrer Ansicht nach konkrete Nachteile beim vollständigen Arbeiten von daheim aus?
Riester: Ein großer Nachteil ist, dass die Arbeitsbedingungen zu Hause oft alles andere als ideal sind. Viele verfügen nicht einmal über einen klar abgegrenzten Arbeitsbereich und haben damit kaum Rückzugsmöglichkeiten. Das macht viele zu „digitalen Nomaden“ im eigenen Haus, die im Wohnzimmer oder in der Küche am Esstisch sitzen, wo konzentriertes Arbeiten nur bedingt möglich ist. Nicht zu unterschätzen sind auch die soziale Isolation durch den eingeschränkten direkten Kontakt mit den Kollegen, die fehlenden informellen Austauschmöglichkeiten und die längeren Kommunikationswege.

MOB: Wie kann man auch im Homeoffice erholt und voller Energie durch den Tag kommen?
Riester: Um im Homeoffice gut durch den Tag zu kommen, braucht es viel Disziplin. Geregelte Abläufe, Arbeiten an einem ergonomischen Arbeitsplatz, Pausen und Bewegung zwischendurch sind Aspekte, die gerade in hektischen Phasen außen vor bleiben. Auch im Homeoffice sollte man an diesen Strukturen aber unbedingt festhalten.

MOB: Inwieweit werden Tools bzw. Lösungen zur Kontrolle des 3G-Status der Mitarbeiter bei Zutritt der Arbeitsstätte tatsächlich genutzt? Wovon ist dies abhängig?
Riester: Von unseren Kunden wissen wir, dass oft auf vorhandene Ressourcen wie das Facility Management und den Sicherheitsdienst zurückgegriffen wird, um den Impfstatus oder die Tests zu kontrollieren und mittels handschriftlicher Listen den Zugang zu verwalten. Das mag bei vorhandenem Personal und einer kleinen Belegschaft eine einfache und effektive Lösung sein – ab einer gewissen zu kontrollierenden Personenzahl stößt das aber schnell an seine Grenzen und kann zu Verzögerungen im Ablauf führen. In größeren Unternehmen sind technische Lösungen wie QR-Code-Scans dann die bessere Wahl, sofern die Anwender entsprechend geschult sind.

MOB: Was sind noch häufige Stolpersteine bei der Zutrittskontrolle und digitalen Kontaktnachverfolgung in Unternehmen (z.B. mit sehr vielen Mitarbeitern)?
Riester: Entscheidend ist, dass sich die Prozesse der Zutrittskontrolle an der Anzahl der Mitarbeiter orientieren. Bei mittelständischen und großen Unternehmen sind daher auf jeden Fall digitale Einlasskontrollen zu empfehlen, damit es beispielsweise bei einem Schichtwechsel nicht zu Wartezeiten kommt. Um die Kontakte im Ernstfall schnell nachverfolgen zu können, sollten die Daten der Mitarbeiter auf jeden Fall digital erfasst sein. Wichtig ist auch, die Belegschaft entsprechend aufzuklären, wie und zu welchem Zweck ihre sensiblen Gesundheitsdaten gespeichert werden.

MOB: Wie ist es denn beim Einsatz entsprechender Lösungen um die Datensicherheit bzw. DSGVO-Konformität bestellt?
Riester: Die DSGVO gibt klare Regeln vor, an die Unternehmen gebunden sind – unabhängig von der Lösung, mit der sie arbeiten. Nach den neuen gesetzlichen Vorgaben dürfen Daten auch zur Optimierung und Anpassung des Hygienekonzepts verwendet werden. Gleichzeitig gibt es eine Frist, nach der die Daten gelöscht werden müssen. Zudem gilt der Grundsatz der Datenminimierung – sowohl bei manuell bearbeiteten Listen wie auch bei Techniklösungen. Diese Vorgaben müssen alle entsprechenden technikgestützten Lösungen einhalten.

MOB: Inwieweit haben sich bereits hybride Arbeitsmodelle in deutschen Unternehmen etabliert?
Riester: Hybride Arbeitsplätze sind in vielen Unternehmen inzwischen zum Standard geworden, denn sie bieten für Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen Vorteile. Umfragen zeigen, dass Mitarbeiter auf hybride Arbeitsmodelle nicht mehr verzichten möchten und sich die meisten künftig eine Mischung aus Büro und Homeoffice wünschen. Mehr Flexibilität, zufriedenere Mitarbeiter und damit eine höhere Attraktivität als Arbeitgeber – auch jenseits des durch die Pandemie bedingten Handlungsdrucks gibt es für Unternehmen gute Gründe, an hybriden Arbeitsmodellen festzuhalten.

MOB: Welche Herausforderungen sind hierbei nach wie vor seitens der Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer zu meistern?
Riester: Unternehmen haben in den letzten zwei Jahren sehr viel in entsprechende Technik und Ausstattung investiert. Ging es anfangs vor allem darum, die Mitarbeiter mit passenden Systemen auszustatten, um in der Ausnahmesituation produktiv zu bleiben, steht nun die Optimierung und Feinjustierung im Vordergrund. Oftmals fehlen bei mobilen Geräteinfrastrukturen nach wie vor Sicherheitskomponenten wie Firewall, Proxy-Server oder Patch-Management, die das interne Netzwerk vor Angriffen und Datenverlust schützen. Eine weitere Herausforderung stellt die Organisation des IT- und Remote-Supports dar. Während im Büro zumeist alles reibungslos funktioniert, ist das im Homeoffice nicht immer der Fall. Was die Arbeitsumgebung betrifft, gibt es ebenfalls noch Optimierungsbedarf, denn ein mobiler Arbeitsplatz sollte in puncto Ergonomie dieselben Kriterien wie im Büro erfüllen. Auch aus arbeitsrechtlicher Sicht gibt es mehrere oft noch unberücksichtigte Aspekte wie Homeoffice-Verträge oder Ausstattungs- und Nutzungspauschalen.

MOB: Wie muss der Arbeitsplatz anno 2022 gestaltet sein, damit sich die Mitarbeiter letztlich sicher und wohl fühlen?
Riester: Anwender haben ganz unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen an einen Arbeitsplatz, weshalb es den „einen“ Arbeitsplatz eben nicht gibt. Zentral ist in diesem Zusammenhang die User Experience: Tools, Systeme und Ausstattung müssen Anwender bei der Arbeit optimal unterstützen. Die Geräte müssen einfach und intuitiv zu bedienen und gut aufeinander abgestimmt sein – dann sind die User zufrieden. Auch die Sicherheitslösungen dürfen für den Anwender nicht zu komplex sein und müssen gut erklärt werden.

Bildquelle: Dell