Zentrale Zeiterfassung der Zukunft

Nach der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) soll in diesem Herbst nun auch die verpflichtende Zeiterfassung für Arbeitgeber in Deutschland weiter verschärft und gesetzlich verankert werden. Mit zunehmender Regulierung und Komplexität steigen die Anforderungen an das Zeit- und Zutrittsmanagement von Unternehmen, die sich neu, flexibel und sicher aufstellen müssen.

Pflicht statt Kür

Im Fokus steht bei der neuen Zeiterfassung die genaue Dokumentation von Arbeitsbeginn und -ende sowie der exakten Stundenanzahl einschließlich Pausen vonseiten der Betriebe. Sollten Unternehmen eine genaue Aufschlüsselung der Arbeitszeit ihres Personals nicht vorweisen können, drohen entsprechende Bußgelder.

Wie die systematische Erfassung erfolgt, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, allerdings sollte die Lösung rechtlich sicher sein und sich für jegliche Arbeitsform – mobil oder standortgebunden – eignen. Für die betriebliche Zeiterfassung vor Ort bietet sich in der Regel eine Verknüpfung von Zeit- und Zutrittsmanagement an. Statt analoger Schlüssel setzen moderne Schließsysteme beispielsweise auf elektronische Türterminals sowie Wandleser, die das berührungslose Kartenleseverfahren Mifare unterstützen oder optional mit Bluetooth Low Energy (BLE) ausgestattet sind.

Das heißt, Mitarbeiter erhalten über Schlüsselanhänger oder Personen- und Systemkarten mit RFID-Transponder oder über eine entsprechende App Zugang zum Gebäude. Auf dem integrierten Chip sowie in der Anwendungssoftware lassen sich sowohl unterschiedliche Berechtigungsprofile als auch personenbezogene Daten speichern. Dadurch können im Vorfeld Bewegungsabläufe genau definiert werden. Einmal eingerichtet, bieten derartige Systeme beste Voraussetzungen und Anknüpfungspunkte für die Integration eines zentralen Zeitmanagements.

Eine Frage der Sicherheit

Um den zunehmend komplexeren Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Kontrolle und Datenerfassung gerecht zu werden, bewährt sich branchenunabhängig für Unternehmen eine Kombination aus elektronischem Zutritts- und Zeitmanagement, die sich flexibel ergänzen, wie etwa von Miditec angeboten. Voraussetzung für eine optimale und zielführende Umsetzung ist dabei ein mobiles Zeiterfassungstool, welches sich zeit- und ortsungebunden einsetzen lässt. So können Angestellte ihre Arbeitszeit flexibel bestimmen und diese entweder per Browserlösung oder über eine gekoppelte App dokumentieren.

Moderne Zeitwirtschaftslösungen sind nicht nur effiziente Tools, um Arbeitszeiten zu erfassen, sondern verringern zugleich den Administrationsaufwand und sorgen für mehr Flexibilität. Bereits bei der Installation sollten klar umrissene Rollenprofile mit Zugriffsrechten festgelegt werden, damit Angestellte nur Zugriff auf für sie relevante Informationen erhalten. Wer remote arbeitet, kann nur mit Befugnis auf gewisse Ordner zugreifen. Auf diese Weise kommen Unternehmen dem Schutz der Daten effizient nach.



Bildquelle: Miditec